Hem » Våra tjänster » Ekonomisk förvaltning » Digital brevlåda

Digital brevlåda

Med en digital brevlåda kan din förening samla all post digitalt på ett och samma ställe, och få smidig tillgång till informationen när som helst och var som helst. Vår digitala brevlåda gör hanteringen av post snabb, smidig och enkel för dig som sitter i styrelsen för en BRF.

Allt du behöver veta om digital brevlåda

Med all post digitalt slipper du sortera inkommande brev eller inhandla kuvert och gå till brevlådan med post som ska till din förvaltare. Du behöver inte heller hålla koll på papper eller oroa dig över arkivering. Istället kommer du åt post och alla dokument smidigt, säkert och miljövänligt direkt i portalen. 

Vilka är fördelarna med tjänsten? 

✔ Slipp tömma brevlådan

✔ Alla i styrelsen får tillgång till posten dygnet runt

✔ Posten arkiveras och sorteras av Nabo

✔ Ingen post tappas bort eller går förlorad

✔ Enkelt att lämna över till nya styrelsemedlemmar

Hur går det till?

Istället för att inkommande post hamnar i er fysiska brevlåda som regelbundet måste tömmas, skickas all post till din förenings unika skanningsadress och hamnar i den digitala brevlådan i Nabos kundportal. Nabo går varje morgon manuellt igenom posten åt föreningen och sorterar in den i två kategorier. 

  • Post som tillhör förvaltningen (panter, överlåtelser, kontoutdrag osv.) tar vi en kopia på och behandlar. Sedan lägger vi upp den i mappen förvaltningsdokument för er tillgång.
  • Övrig post (t.ex. byggbeslut, brev från grannförening etc.) överlåter vi till din förening att hantera så som ni vill.

Många dokument som inkommer ska enligt lag arkiveras. Med tjänsten sköter vi arkiveringen åt er. Dessutom kan du ladda upp egna dokument i dokumenthanteraren, t.ex. styrelseprotokoll eller policydokument att dela med boende. På detta sätt kan du samla allting som rör förvaltningen och din förening på ett och samma ställe. 

Så enkelt är det att skaffa tjänsten

Du kan läsa mer om tjänsten och när som helst signa avtal direkt i portalen under fliken Dokument: Digital brevlåda. Här hittar du också föreningens digitala adress.
Efter att du signat avtal för Digital Brevlåda adressändrar du enkelt här hos Bolagsverket så att den nya digitala adressen registreras hos Bolagsverket. 

Direkt aktiveras två digitala adresser som banker, mäklare etc. får tillgång till:

  • en digital postadress (dit post och dokument skickas)
  • en fakturaadress (dit leverantörsfakturor skickas)

När du och din förening skaffat tjänsten drar du nytta av alla fördelar. Du får enkel tillgång till såväl post och dokument – och risken att något tappas bort i någon pärm reduceras.

Har du några frågor eller vill veta mer om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta Nabo eller din förvaltare direkt så berättar vi mer.

Därför ska du välja Nabo

Proffsigt

Få ett team av engagerade experter som ger snabba svar och löser problemen

Tidseffektivt

Minska arbetsbördan och frigör tid med enkla digitala lösningar

Långsiktigt och transparent

Säkerställ kontinuitet genom samlad dokumentation och kommunikation i kundportalen

Vad innebär det att ha en digital brevlåda

Så fungerar digital brevlåda

All post skannas in och hamnar i den digitala brevlådan i Nabos kundportal.

Nabo sorterar all inkommen post och tar hand om posten som rör förvaltaren.

Styrelsen får en notis när det finns ny post i brevlådan. Posten är tillgänglig för alla ledamöter.


Fördelarna

Slipp tömma brevlådan

Alla i styrelsen får tillgång till posten dygnet runt

Posten arkiveras och sorteras av Nabo

Ingen post tappas bort eller går förlorad

Enkelt att lämna över till nya styrelsemedlemmar


Så kommer du igång

Du aktiverar tjänsten i portalen under fliken Digital brevlåda

Föreningen får en digital postadress av Nabo

Klart!

Så förenklar du styrelsearbetet med digital brevlåda

Snabbt

Du sparar tid genom att slippa manuell hantering och arkivering av post.

Smidigt

Alla i styrelsen får smidig tillgång till posten dygnet runt via mobil och dator.

Enkelt

Det blir enkelt att lämna över till nya styrelsemedlemmar.

Så enkelt är det att skaffa tjänsten

Del 1

Signa avtal i portalen

Aktivera tjänsten i portalen under fliken: Dokument – Digital brevlåda

Del 2

Du får en digital postadress

Föreningen får en digital inscanningsadress av Nabo

Del 3

Adressändra hos Bolagsverket

Adressändra på verksamt.se till den nya digitala adressen du får från Nabo

Frågor och svar om digital brevlåda

Vad innebär tjänsten digital brevlåda?

Med en digital brevlåda hos Nabo scannas posten in och kommer till er förening digitalt i Nabos kundportal istället för fysiskt i brevlådan. Den digitala brevlådan möjliggör för er att samla all post och alla leverantörsfakturor digitalt på ett och samma ställe. Alla i styrelsen kan få smidig tillgång till informationen när som helst och var som helst.

Vad är fördelarna med en digital brevlåda?

✔  Slipp hålla koll på brevlådan och få all post digitalt istället

✔  All post blir tillgängligt för samtliga i styrelsen dygnet runt

✔  Posten arkiveras och sorteras av Nabo

✔  Ingen post tappas bort eller går förlorad 

✔  Enkelt att lämna över till nya styrelsemedlemmar

Hur hamnar posten i den Digitala Brevlådan?

Istället för att inkommande post hamnar i er fysiska brevlåda som regelbundet måste tömmas, skickas all post till din förenings unika skanningsadress och hamnar i den digitala brevlådan i Nabos kundportal.

Vilka i styrelsen kan se post i brevlådan?

Styrelsens medlemmar kan läsa föreningens post. Endast de som är behöriga kan komma åt brevlådan kan läsa posten då inloggning sker med Mobilt BankID via Nabos kundportal. Föreningen har också via den digitala brevlådan möjlighet att smidigt dela post och dokument till Nabo.

Hur ser styrelsen när det finns post i brevlådan?

Standarden är att alla styrelsemedlemmar får en notifiering om när post har inkommit. Om du som styrelsemedlem inte vill ha detta så går ni in på under era användarinställningar och ändrar inställningar för notifikationer.

Var hittar jag föreningens digitala postadress?

Föreningens inscanningsadress (digitala postadress) finns i fliken Dokument i kundportalen. 
Den här adressen ska användas för all föreningens post (förutom leverantörsfakturor som har en separat adress), adressen ser ut som liknande:

Brf XXXX*
NABO XXXX*  FE 617 
107 76 Stockholm 

*Föreningens kundnummer hos Nabo

Måste jag adressändra hos vår bostadsförenings leverantörer?

Nej, leverantörsfakturor har fortfarande kvar en egen adress och ska inte förväxlas med Digital Brevlåda för all övrig post.

Vilken post får jag via den digitala brevlådan?

Föreningen får all post digitalt istället för fysiskt genom tjänsten Digital Brevlådan. Däremot, reklam, böcker, tidningar och liknande kommer ej att scannas, utan kommer att kasseras. Har ni sådant som ni önskar få till föreningen, säkerställ att dessa underlag skickas till er fysiska adress och att ni ej har eftersändning. Kontakta dessa företag och be dem skicka posten till någon i styrelsen.

Se en kort demo-video om den digitala brevlådan

Upptäck Nabos tjänster inom ekonomisk förvaltning

Rättvis avgift

Nabo hjälper er att sätta en rimlig och rättvis avgift i bostadsrättsföreningen som skapar en rättvisa i finansieringen av underhållet över tid för både dagens medlemmar och kommande medlemmar.

Byta förvaltare

Att byta förvaltare i en brf är enkelt! Vi på Nabo hjälper er med det och ser till så att bytet sker så sömlöst som möjligt.

Räntekonto

Med Nabos räntekonto kommer du få förmånlig ränta på föreningens sparpengar (överskottslikviditet), helt utan kostnad eller extra arbete. Din förening får ett räntekonto som du enkelt kan se och följa i kundportalen.

Styrelseportal

Nabos kundportal är framtagen för att underlätta styrelsearbetet för dig och din brf. Här får du smarta funktioner som attest av fakturor, utlägg, digital dokumenthantering och mycket mer.

Så tycker kunderna

Redan idag har vi 3 100 kunder runt om i Sverige. Här är vad några av dem säger om oss.

01/01

    Effektivt och användarvänligt

    “Nabo har skapat en produkt som är effektiv och användarvänlig. Styrelseverktyget bidrar till den kultur vi har i föreningen där alla hjälper till.”

    Thomas, Advokat:
    Åldermannen 100, Stockholm

    Det bästa med Nabo är kundportalen

    “Det bästa med Nabo är kundportalen, det är enkelt att få överblick av ekonomin. När jag loggar in får jag direkt koll på betalningar och fakturor. Det är också bra att vi kan ladda upp våra styrelsemötesprotokoll. Samarbetet har alltid fungerat bra och tycker att vi har en bra kontakt.”

    Andranik Safaryan, Egenföretagare: Mörsaren, Uppsala

    Kompetens och bred kunskap från en och samma förvaltare

    “Sen vi gick över till Nabo har förvaltningen av vår förening hela tiden gått framåt i positiv anda. Vi är väldigt nöjda med vår kontaktperson och tjänsterna som de erbjuder. Jag skulle rekommendera Nabo till föreningar som vill ha kompetens och bred kunskap från en och samma förvaltare.”

    Jan, Bygglärare: Hemmet 14, Stockholm

    System som alltid har fungerat

    “Vi har i 15 år varit otroligt nöjda med Nabo och den kompetens medarbetarna besitter. Kundportalen är ett oerhört bra system som alltid har fungerat. Jag rekommenderar Nabo till andra flera gånger om året – på grund av den personliga servicen och ett mycket bra system.”

    Dick Kjellberg, Smeden 2, Stockholm

    Tillmötesgående och serviceinriktade

    “Nabo är enkla och pragmatiska att ha att göra med och vi har förlängt avtalet eftersom vi är nöjda med utvecklingen. Som kunder får vi tillgång till både bra system och brett tjänsteinnehåll. Medarbetarna har alltid varit mycket tillmötesgående och serviceinriktade. Jag rekommenderar Nabo till andra bostadsrättsföreningar med liknande behov.”

    Kenneth, pensionär: Näktergalen 27, Stockholm

    Kunskap och erfarenhet

    “Vår förening har varit kund hos Nabo sen 90-talet och under alla dessa år har vi aldrig haft anledning att byta. Baserat på mina erfarenheter kan jag definitivt rekommendera Nabo. Jag tycker de samarbetar väl för att alltid ge snabba besked och det finns en kunskap och erfarenhet som gör att det fungerar väldigt smärtfritt för oss som förening.”

    Björn Nilsson, pensionär: Fajansen 8, Stockholm

    Jättebra stöd både administrativt och juridiskt

    “Det bästa med Nabo är bemötandet och all hjälp man får. Styrelserollen var ny för mig och jag fick ett jättebra stöd både administrativt och juridiskt. Jag rekommenderar Nabo för deras tjänster och förmåga att lösa allt internt. Det känns tryggt att allt finns under samma tak och dessutom är kundportalen bra för att få information kring vad som är aktuellt.”

    Mia Gustafsson, Redovisningsansvarig: Fabrikshuset, Värmdö

    Snabba svar i portalen

    “Vi i föreningen tog in många offerter inför bytet av förvaltare och valde Nabo dels baserat på vitsord och dels för att vi var noggranna med att den förvaltaren vi bytte till inte skulle innebära mer jobb för oss i styrelsen. Övergången till Nabo gick över förväntan, det var inte så mycket vi behövde göra själva. Jag kan absolut rekommendera Nabo till andra brf:er, man får svar fort och i portalen kan jag enkelt se vad de andra i styrelsen gör.”

    Svante Lundin, Ordförande: Stenbrottet 3, Stockholm

    Jag kan göra mycket själv i portalen

    “Vi i föreningen har valt att ha både ekonomisk och teknisk förvaltning hos Nabo. Det är bekvämt att ha det samlat och jag upplever att man får raska svar. Det blev en omställning att få en kundportal men vi är positiva till den insyn vi får och att vi slipper att alltid behöva ringa eller maila för information. I portalen kan jag göra mycket själv utan att för den sakens skull tappa den personliga kontakten. Som samarbetet utvecklar sig ser jag vidare väldigt stor potential hos Nabo.”

    Thomas, Ordförande: Solna Blomgården, Stockholm

    Kundplattformen är riktigt bra

    “Kundplattformen är riktigt bra och genom den får vi en bra överblick på allt som berör vår brf och informationen är lättåtkomlig. Vi har en mycket bra kontaktperson – serviceinriktad och kunnig vilket inger förtroende. Vi får mycket för pengarna och jag kan varmt rekommendera Nabo till andra bostadsrättsföreningar.”

    Karl-Gunnar, Pensionär: Fältspaten, Uppsala

    Prata med oss!

    Om du vill komma i kontakt med Nabo så hittar du enkelt alla kontaktuppgifter på vår kontaktsida.