Integritetspolicy

Vi på Nabo Group AB (559118-7496) värnar om integriteten hos våra kunder och alla andra som på ett eller annat sätt kontaktar oss, oavsett om det är genom ett besök på vår hemsida, via e-post eller på vår Kundportal.

Genom denna policy får du information om vilka personuppgifter Nabo samlar in och behandlar, varför Nabo samlar in och behandlar dina personuppgifter, hur länge Nabo behåller dina personuppgifter, och vilka dina dataskyddsrättigheter är. Genom att använda våra tjänster accepterar du de metoder som beskrivs i denna integritetspolicy.

När vi behandlar personuppgifter för våra kunders räkning (som främst är bostadsrättsföreningar och fastighetsägare) (gemensamt kallade ”Kunden”), är det våra kunder som är personuppgiftsansvariga, och Nabo är personuppgiftsbiträde. Detta gäller exempelvis dig som medlem i en bostadsrättsförening eller som på annat sätt bor i fastigheten. Om du vill veta mer om hur våra kunder samlar in och behandlar dina personuppgifter som personuppgiftsansvariga, vänligen kontakta kunden.

Nabo är dock personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas i relation till våra kunder, potentiella kunder, leverantörer och partners, samt webbplatsbesökare. Denna integritetspolicy riktar sig till kunder, potentiella kunder, leverantörer och partners, webbplatsbesökare och andra registrerade som specifikt nämns i denna integritetspolicy eller annan integritetspolicy som tillhandahålls från tid till annan (”du” eller ”din”).

Nabo Group AB (559118-7496), med registrerat kontor på Hammarbybacken 31, 120 30 Stockholm, Sverige (”Nabo”, ”oss”, ”vi” eller ”vår”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt denna integritetspolicy. Vi förbehåller oss rätten att ändra eller modifiera villkoren i denna integritetspolicy när som helst. När vi gör väsentliga ändringar i denna integritetspolicy kommer vi att meddela dig via ett meddelande i kundportalen eller på vår webbplats. Din fortsatta användning av Nabos tjänster efter att ändringarna har publicerats kommer att anses som ett godkännande av denna uppdatering.

2. Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt (det vill säga via annan information) kan hänföras till dig som fysisk person. De mest självklara exemplen är namn och personnummer, men även bilder, ljudupptagningar, lägenhetsnummer, IP-adresser med mera räknas som personuppgifter. Att behandla personuppgifter innebär att en eller flera åtgärder utförs; såsom insamling, lagring, läsning, bearbetning eller överföring av uppgifterna.

3. De personuppgifter vi behandlar och varför

3.1 (a) Kunder

Som kontaktperson, representant eller styrelseledamot hos en av Nabos kunder behöver vi samla in och behandla personuppgifter för att ingå, administrera och fullgöra vårt avtal med kunden samt för andra syften som specifikt nämns i denna policy. Dessa personuppgifter inkluderar:

• Kontaktuppgifter (såsom namn, adress, e-post, telefonnummer),
• Om du loggar in på vår kundportal, inloggningsinformation (inklusive din e-postadress och personnummer); och
• Andra personuppgifter som samlas in av oss eller tillhandahålls av dig från tid till annan, inklusive personuppgifter som tillhandahålls via e-post kommunikation eller via kundportalen.

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Ingå, administrera och fullgöra vårt avtal med kunden;
• Tillhandahålla tjänster enligt överenskommelse i vårt avtal med kunden;
• Kommunicera med dig och svara på dina förfrågningar;
• Ge dig support;
• Säkerställa säkerhet, trygghet och integritet i Nabos system;
• Skicka marknadsföringsmejl för att främja Nabos tjänster och/eller produkter. Du kan välja bort marknadsföringsmejl genom att använda funktionen ’Avregistrera’ som finns i mejlet;
• Kommunicera med dig angående tjänster och/eller produkter som tillhandahålls av våra partners som kan vara av intresse för dig. Du kan välja bort marknadsföringsmejl genom att använda funktionen ’Avregistrera’ som finns i mejlet;
• Underlätta och hantera ditt deltagande i evenemang, inklusive workshops, seminarier, konferenser och andra sammankomster, organiserade av oss eller av våra kunder;
• Följa eventuella rättsliga skyldigheter som Nabo kan ha;
• Annat syfte som specifikt beskrivs för dig vid insamling av dina personuppgifter.

Rättslig grund – Generellt är behandlingen av dina personuppgifter nödvändig för att fullgöra vårt avtal med kunden. I vissa fall baseras behandlingen av dina personuppgifter på vårt berättigade intresse. Vi kan också behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet som Nabo är underkastad.

Lagringsperiod – Vi behåller dina personuppgifter under avtalets löptid med kunden och under en rimlig period därefter för att uppfylla eventuella rättsliga, redovisnings- eller rapporteringsskyldigheter som Nabo kan ha eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

3.1(b) Verkliga huvudmän eller Ordföranden i styrelsen hos kunder

Utöver den information som samlas in i 3.1(a), om du verklig huvudman eller ordförande i styrelsen hos en av Nabo:s kunder, behöver vi samla in och behandla personuppgifter för att genomföra AML- och sanktionskontroller för att följa penningtvättregelverket. 

Dessa personuppgifter inkluderar:

• Fullständigt namn

• Födelsedatum

• Bostadsadress

• Identifikationsdokument (t.ex. pass, körkort)

• Information hämtad från offentliga källor och screeningdatabaser

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Verifiera din identitet

• Genomföra kontroller mot sanktionslistor och listor över politiskt utsatta personer (PEP)

• Upptäcka och förhindra penningtvätt, bedrägeri och annan finansiell brottslighet.

Rättslig grund – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter enligt lagar om penningtvätt och förebyggande av finansiell brottslighet.

Lagringsperiod – Vi kommer att behålla dina personuppgifter så länge som krävs enligt tillämpliga lagar om penningtvätt och förebyggande av finansiell brottslighet.

3.2 Potentiella kunder

Som representant eller kontaktperson för en potentiell kund samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att utvärdera möjliga affärsmöjligheter med den potentiella kunden att köpa Nabos tjänster och/eller produkter. Dessa personuppgifter erhålls från offentliga eller privata register, eller kan tillhandahållas av dig och inkluderar kontaktuppgifter såsom namn, adress, e-post och telefonnummer.

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Utvärdera möjliga affärsmöjligheter med den potentiella kunden att köpa Nabos tjänster och/eller produkter;
• Kommunicera med dig;
• Underlätta och hantera ditt deltagande i evenemang, inklusive workshops, seminarier, konferenser och andra sammankomster, organiserade av oss;
• Om du har tillhandahållit oss dina kontaktuppgifter, kommer vi att skicka marknadsföringsmejl för att främja Nabos tjänster och/eller produkter. Du kan välja bort marknadsföringsmejl genom att använda funktionen ’avregistrera’ som finns i mejlet;
• Följa eventuella rättsliga skyldigheter som Nabo kan ha.

Rättslig grund – Behandlingen av dina personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse. I vissa fall kan vi behandla dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet som Nabo är underkastad.

Lagringsperiod – Vi behåller dina personuppgifter så länge vi utvärderar möjliga affärsmöjligheter med dig och kommer att behållas under en rimlig period därefter för att tillhandahålla nya Nabo-erbjudanden/information som kan vara av intresse för dig.

3.3 Medlemmar eller hyresgäster

3.3(a) Behandling som personuppgiftsansvarig

Nabo kan ibland agera som personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter för enskilda medlemmar eller hyresgäster. Dessa personuppgifter inkluderar:

• Kontaktuppgifter (såsom namn, adress, e-post, telefonnummer, personnummer);
• Finansiell information, såsom kreditupplysningar vid juridiska ärenden eller skuldsaldon;
• Andra personuppgifter som samlas in av oss eller tillhandahålls av dig eller andra tredje parter från tid till annan, inklusive personuppgifter som tillhandahålls via e-post kommunikation eller via kundportalen.

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Administrera och lösa juridiska frågor för våra kunders räkning;
• Kommunicera med dig och svara på dina förfrågningar;
• Ge dig en tjänst som du har beställt för din bostad;
• Följa eventuella rättsliga skyldigheter som Nabo kan ha.
• Visa anpassade annonser och skapa skräddarsydda målgrupper

Rättslig grund – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med kunden. I vissa fall baseras behandlingen av dina personuppgifter på vårt berättigade intresse. Vi kan också behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet som Nabo är underkastad. I vissa fall behövs ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter.

Lagringsperiod – Vi behåller dina personuppgifter under avtalets löptid med kunden och under en rimlig period därefter för att uppfylla eventuella rättsliga, redovisnings- eller rapporteringsskyldigheter som Nabo kan ha eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

3.3(b) Behandling som personuppgiftsbiträde

I de flesta fall agerar Nabo som personuppgiftsbiträde i relation till behandlingen av personuppgifter för enskilda medlemmar eller hyresgäster för våra kunders räkning. Alla avtal med våra kunder inkluderar ett personuppgiftsbiträdesavtal som fastställer Nabos skyldigheter som personuppgiftsbiträde. Enligt personuppgiftsbiträdesavtalet ska Nabo behandla personuppgifter för enskilda medlemmar, hyresgäster och deras intressenter enligt kundens dokumenterade instruktioner och enbart för att tillhandahålla tjänster till kunden enligt överenskommelse i avtalet. Dessa tjänster inkluderar, men är inte begränsade till, administrativ och finansiell förvaltning, såsom bokföring, rapporter, finansiella rapporter och årsredovisningar, samt hantering av betalningar, aviseringar, påminnelser, nyckelhantering och inkassoärenden, samt kommunicera med dig angående ditt medlemskap och din bostad i föreningen. Våra tjänster inkluderar också hantering av juridiska frågor för kundens räkning och att bistå kunden med att säkerställa efterlevnad av aktuella regelverk.

De personuppgifter som samlas in och behandlas från enskilda medlemmar eller hyresgäster inkluderar, men är inte begränsade till, kontaktuppgifter (namn, adress, e-post och telefonnummer), inloggningsinformation (inklusive e-postadress, IP-adress och personnummer), och betalningsinformation, samt annan information som krävs enligt Bostadsrättslagen angående förande av medlems- och lägenhetsförteckning, vilket inkluderar personuppgifter.

3.4 Leverantörer och Partners

Som representant och/eller kontaktperson för en av våra leverantörer eller partners kan vi samla in och behandla dina personuppgifter för att ingå, administrera och fullgöra avtalet med leverantören eller partnern. Dessa personuppgifter inkluderar:

• Kontaktuppgifter (såsom namn, adress, e-post, telefonnummer), och
• Andra personuppgifter som samlas in av oss eller tillhandahålls av dig från tid till annan, inklusive personuppgifter som tillhandahålls via e-postkommunikation.

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Ingå, administrera och fullgöra vårt avtal med leverantören eller partnern;
• Kommunicera med dig och svara på dina förfrågningar;
• Ge dig support;
• Säkerställa säkerhet, trygghet och integritet i Nabos system;
• Följa eventuella rättsliga skyldigheter som Nabo kan ha;
• Annat syfte som specifikt beskrivs för dig vid insamling av dina personuppgifter.

Rättslig grund – Generellt är behandlingen av dina personuppgifter nödvändig för att fullgöra vårt avtal med leverantören eller partnern. I vissa fall baseras behandlingen av dina personuppgifter på vårt berättigade intresse. Vi kan också behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet som Nabo är underkastad.

Lagringsperiod – Vi behåller dina personuppgifter under avtalets löptid med leverantören eller partnern och under en rimlig period därefter för att uppfylla eventuella rättsliga, redovisnings- eller rapporteringsskyldigheter som Nabo kan ha eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

3.5 Webbplatsbesökare

När du besöker vår webbplats kan vi samla in och behandla dina personuppgifter, inklusive via cookies eller andra liknande teknologier. Dessa personuppgifter inkluderar:

• IP-adress
• Tidsstämpel

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Utvärdera hur du interagerar med våra tjänster/webbplats och förbättra prestandan för våra tjänster/webbplats därefter;
• Säkerställa säkerhet, trygghet och integritet i Nabos system och tjänster, inklusive att förebygga, upptäcka och blockera bedrägligt beteende.

Rättslig grund – Behandlingen av dina personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse. I vissa fall kan vi behandla dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet som Nabo är underkastad.

Lagringsperiod – Vi behåller dina personuppgifter så länge som de cookies som samlade in dina personuppgifter är lagrade i din webbläsare. För mer information om cookies, vänligen läs vår Cookie Policy som finns här https://nabo.se/cookies/.

4. Information om Cookies

Nabo använder också cookies, för olika syften inklusive marknadsföring, analyser och annonsering och om du vill veta mer om vilka cookies vi använder och för vilka ändamål, kan du läsa mer när samtycke begärs, via så kallade pop-up-fönster eller via vår Cookie Policy, som finns här https://nabo.se/cookies/. Besökare på webbplatsen har möjlighet att anpassa sina cookie-inställningar via pop-up-fönstret, tillgängligt på vår webbplats.

5. Delning av dina personuppgifter

För att kunna tillhandahålla våra tjänster kan vi dela dina personuppgifter med våra
tredjepartsleverantörer som utför vissa tjänster för vår räkning och agerar som Nabos personuppgiftsbiträden. Dessa tjänsteleverantörer får endast använda dina personuppgifter i enlighet med våra instruktioner och enligt ett skriftligt avtal (inklusive ett personuppgiftsbiträdesavtal). Vi kan dela dina personuppgifter med följande kategorier av leverantörer:

• Kommunikationsverktyg som tillhandahåller tjänster för att kommunicera med dig eller tillhandahålla e-postmarknadsföringsmeddelanden, såsom Microsoft Outlook.
• IT-tjänstehanteringsverktyg som tillhandahåller tjänster för användarautentisering, skräpdetektering, loggövervakning eller databashantering.
• Analysverktyg som tillhandahåller tjänster för att spåra och analysera vår webbplats prestanda.
• AI-drivna verktyg och applikationer som används för att analysera och hantera interna data och kunddata. Dessa leverantörer får endast behandla personuppgifter i enlighet med våra instruktioner och får inte använda uppgifterna för att träna sina AI-modeller. Vi kommer att tillhandahålla nödvändiga meddelanden och information när du interagerar med AI-system, i enlighet med EU:s AI-förordning. AML-screeningleverantörer som tillhandahåller tjänster för att upptäcka och förhindra penningtvätt och andra finansiella brott.
• Partners och leverantörer som tillhandahåller produkter och/eller tjänster som kan vara av intresse för dig.
• Databas- och molnbaserade hostingleverantörer som används för att lagra kunddata.

Vi kan också dela dina personuppgifter med andra företag inom Odevo-koncernen för att tillhandahålla de tjänster som finns inom koncernen till dig som kund hos Nabo.

Vi kommer att dela dina personuppgifter med en tredje part om vi är skyldiga att göra enligt lag eller om vi i god tro tror att en sådan åtgärd är nödvändig för att uppfylla en rättslig skyldighet enligt tillämplig lag eller en giltig rättslig process.

Vi strävar alltid efter att lagra personuppgifter inom EES. I vissa fall kan dina personuppgifter delas med mottagare utanför EES, såsom leverantörer vi har anlitat som är belägna utanför EES. För att säkerställa att dina personuppgifter är skyddade kommer vi att se till att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats med alla leverantörer som hanterar dina personuppgifter utanför EES, såsom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler eller säkerställa att överföringen omfattas av ett EUadekvansbeslut, såsom EU-US Data Privacy Framework.

Användning av AI-verktyg och databasleverantörer

Vi använder utvalda databasleverantörer och AI-baserade verktyg för att stödja leveransen av våra tjänster och för att förbättra hur vi hanterar kundkommunikation. Detta inkluderar verktyg som används för att lagra kunddata som finns i ärenden, förfrågningar, e-postmeddelanden och relaterad kommunikation. Dessa leverantörer agerar som personuppgiftsbiträden eller underbiträden och får endast behandla
personuppgifter i enlighet med våra instruktioner och tillämplig dataskyddslagstiftning. När AI-baserade verktyg används hostas AI-modellerna inom EU. Vi tillåter inte att personuppgifter som behandlas för vår räkning används för att träna generella AI-modeller.

De personuppgifter som behandlas av dessa verktyg kan inkludera kontaktuppgifter, information om ditt ärende och annan information som ingår i det relevanta ärendet, e-postmeddelandet, förfrågan eller kommunikationen. Om känsliga personuppgifter ingår i kommunikation som du skickar till oss kan även dessa uppgifter behandlas, enbart i syfte att hantera, analysera eller sammanfatta ärendet. Vi efterfrågar inte sådan information och har vidtagit åtgärder för att minimera lagringen av känsliga personuppgifter som inte är nödvändiga för det ändamål för vilket de delades. Om du på eget initiativ lämnar känsliga personuppgifter samtycker du härmed till behandlingen av denna information i enlighet med detta avsnitt.

6. Säkerhet

Ingen dataöverföring via internet eller annat nätverk kan garanteras absolut säkerhet men Nabo arbetar för att dina personuppgifter ska behandlas säkert och mot otillbörlig åtkomst. Vi ser till att de personuppgifter vi behandlar skyddas genom erforderliga tekniska och organisatoriska åtgärder mot bakgrund av vad som är lämpligt med tanke på personuppgiftens karaktär, omfattning och känslighet. Nabos organisation och system är uppbyggt så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas och inloggning i våra system sker genom elektronisk identifiering med hjälp med hjälp av bank-id. För att ytterligare stärka skyddet för din personliga integritet har vi även bl.a. skriftliga avtal rörande dataskydd med berörda leverantörer och vi arbetar löpande med interna rutiner och utbildningar avseende omsorgsfull hantering av personuppgifter.

7. Den registrerades rättigheter

Som individ som omfattas av den allmänna dataskyddsförordningen 2016/69 (”GDPR”) har du flera rättigheter gällande dina personuppgifter. Om du vill utöva någon av de rättigheter som nämns nedan, vänligen kontakta oss på personuppgifter@nabo.se.

Kontakt

Om du har frågor eller kommentarer angående denna integritetspolicy, vänligen kontakta oss på personuppgifter@nabo.se.

Version 3.0