Nabos allmänna uppdragsvillkor

Dessa allmänna uppdragsvillkor gäller för alla uppdrag som Nabo RS AB och bolag i koncernen samt eventuella underleverantörer (nedan kallat Nabo) utför för sina kunder från tid till annan, och ersätter samtliga tidigare villkor som avtalats eller kommunicerats till Kund. Vid konflikt mellan äldre versioner och denna upplaga äger dessa allmänna uppdragsvillkor företräde.

Utöver dessa allmänna uppdragsvillkor gäller dessutom Nabos särskilda villkor för specifika tjänster och dessa återfinns alltid i Nabos kundportal (”Portalen”).

Vid teknisk förvaltning tolkas kontraktshandlingarna enligt Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service (ABFF) kapitel 1 §4 och dessa allmänna uppdragsvillkor är ett komplement om det skulle vara något mellan parterna som är oreglerat.

Då Nabo förvärvat en rad förvaltningsbolag så finns det olika förvaltningsavtal och dessa allmänna uppdragsvillkor (AU) har till syfte att förtydliga och klargöra vissa regleringar som var aktuella när avtalen skrevs, men som genom hävd, praxis och konkludent handlande har anpassats och utförts på annat sätt och som med dagens teknik löses på andra sätt.

Vidare utvecklar Nabo hela tiden nya tjänster och de kan då ingå i förvaltningsavtalet och regleras genom nya bilagor till förvaltningsavtalet eller som särskilda villkor för tjänsten.

1. Uppdraget och dess utförande

Kunden har tillgång till Nabos samlade kompetens i form av samtliga medarbetare. Med hänsyn till uppdragets karaktär kan alltså flera medarbetare arbeta i ett enskilt uppdrag.
Samtliga medarbetare utför sina tjänster i enlighet med dessa villkor. Medarbetare har därför inte något personligt ansvar gentemot kunden.

Nabos rådgivning och utförande av tjänsten är anpassad till uppdraget och baserad på den information och instruktioner som lämnats till Nabo. Om vi inte uppmärksammas på annat har vi rätt att utgå från att uppgifter kring omständigheter, fakta och annat material som lämnats oss är korrekt och fullständigt.

Nabo tillhandahåller en Portal, men det är kunden som äger/ansvarar för informationen/data i Portalen.

I tidigare förvaltningsavtal har det hänvisats till att Förvaltaren ska:

”bevaka avtalsperioder”, ”hyresförhandla”, ”delta på styrelsemöten”, ”tillhandahålla stämmoordförande”, erbjuda en ”Juridisk frågeservice”, ”Juristtjänst” m.m. Då Nabo tillhandahåller en digitalplattform (Portalen) och tekniken har utvecklats så löses ovanstående uppdrag genom att:

  • Avtalsperioder och framför allt uppsägningsperioder kan behöva att justeras för att hinna förhandla nya villkor (hyra), varvid kunden kan lägga in relevanta frister i dokumenthanteraren i Portalen. Detta för att digitalt ha bevakning och få påminnelser på aktuella tidsfrister. Det skötes inte manuellt av Nabo.
  • Hyresförhandling av bostäder är lagreglerat och kräver idag att man har en förhandlingsordning med Hyresgästföreningen. Därmed så krävs det ett konkret uppdrag till oss varje år för att kunna företräda hyresvärden och får inte ske automatiskt utan förhandlingsordning.
  • Vi deltar i styrelsemöten digitalt.
  • Stämmoordförande är vi via digital lösning.
  • Juridisk frågeservice/juristtjänst som ingår i förvaltningsavtalet hanteras via Juristjouren som är öppen vardagar kl. 09-11 på tfn.nr. 010-2880035.

Kunden kommer att löpande hållas informerad om utvecklingen av pågående ärenden genom främst Portalen. Vidare förutsätter uppdragets genomförande att kunden håller Nabo informerat om det inträffar något som kan påverka uppdragets genomförande och omfattning.

Kunden ska utse en ansvarig person i initierade ärenden som har rätt att för kunden lämna instruktioner och fatta för kunden bindande beslut avseende uppdraget. En instruktion från styrelseledamot i Portalen utgår vi är från en behörig företrädare med befogenhet.

Nabo kan från tid till annan erbjuda nya tjänster, inom ramen för aktuellt förvaltningsavtal, varvid de beställs som ärende i Portalen och regleras av särskilda villkor.

2. Sekretess och oberoende

Nabo kräver att vårt företags etiska regler och riktlinjer följs till alla delar. Detta innebär att vårt företag och våra medarbetare upprätthåller sekretess med hänsyn till den information som lämnats under utförandet av våra uppdrag.

3. Arvode

Arvodet är baserat på de förvaltningsavtal som upprättats mellan Parterna och kan sammanfattas med:

– Fast ersättning och rörlig ersättning.  

Arvoden är exklusive moms och i förekommande fall utlägg. För att initiera ett uppdrag krävs ofta administrativa åtgärder, vilka kan debiteras.  

Ordinarie arbetstid är klockan 8.00–17.00. Vi debiterar enkel övertidstillägg (+50 %) klockan 17.00–20.00 och kvalificerat övertidstillägg (+100 %) klockan 20.00–08.00.

4. Fakturering

Nabo debiterar löpande arvode för utfört arbete samt omkostnader och utlägg. Nabo har rätt att fakturera arvodesbelopp á conto. Vidare kan det bli aktuellt att begära förskott. Mervärdesskatt utgår på tjänsterna om dessa inte är explicit undantagna mervärdesskatt.

5. Betalning

Betalning av faktura ska ske inom trettio (30) dagar från fakturadatum, om inte annat överens-kommits. Vid senare betalning debiteras dröjsmålsränta enligt lag. För det fall kunden inte betalar i tid, förbehåller Nabo sig rätten att, efter meddelande härom, upphöra med allt vidare arbete för kunden och att frånträda uppdraget.

6. Identifiering av kunder m.m. (KYC)

Enligt lag måste Nabo inhämta och bevara tillfredsställande bevisning om kundens identitet och ägarförhållanden samt i vissa fall om medels och andra tillgångars ursprung.

Det är kundens skyldighet att snarast på förfrågan ifylla efterfrågade uppgifter, Nabo får inte initiera arbete för kunden före det att efterfrågade uppgifter besvarats.

Nabo kan därför komma att begära identitetshandlingar och annan dokumentation omfattande bl.a. kunden, kundens samfälligheter eller annan person med anknytning till kunden som förekommer i uppdraget. Sådan begäran kan framställas såväl före som efter det att ett uppdrag har inletts. Om Nabo inte erhåller begärd dokumentation, kan Nabo enligt lag vara skyldig att avböja eller omedelbart frånträda uppdraget. Det åligger vidare kunden att löpande och utan dröjsmål informera Nabo om ändringar i de omständigheter och förhållanden som redogörs för i kundkännedomsprocessen.

Nabo är enligt lag skyldig att anmäla misstanke om penningtvätt m.m. till Finanspolisen och är förhindrad att underrätta kunden eller presumtiv kund om att sådan misstanke föreligger och om att sådan anmälan har gjorts eller kan komma att göras.

Bristande efterlevnad av denna klausul som efter skriftlig anmodan inte gottgörs ger dessutom Nabo en rätt att omedelbart häva avtalet med kunden och begära full ersättning för återstående avtalstid.

7. Externa uppdragstagare

Nabo kan komma att anlita underentreprenörer (UE) i ett uppdrag. Sådan UE ska anses vara självständig och oberoende av Nabo. Nabo ansvarar inte för råd som sådan UE ger eller för UE´s utförande av uppdraget i övrigt och inte heller för de arvoden eller kostnader UE debiterar. Det förhållandet att Nabo har föreslagit eller rekommenderat UE medför således inte att Nabo i förhållande till kunden har något ansvar för UE:ns utförande av uppdraget. För det fall Nabo erlägger betalning till UE för kundens räkning är kunden fullt ut betalningsansvarig till Nabo.

8. Ansvarsbegränsningar

Om annat inte avtalats är Nabo inte ansvarig gentemot kunden för fullständigheten eller riktigheten av den information som kunden tillhandahållit i ett uppdrag och inte heller för förlust eller skada som uppkommit till följd av vilseledande, felaktiga uppgifter eller underlåtenhet från annan än Nabo eller dess personal.

För ultimativa frister och betalningar, så som försäkringspremier, skatteinbetalningar och myndighetsavgifter har kunden ett extra aktsamhetsansvar och upplysningsskyldighet gentemot Nabo, så att fakturor uppmärksammas och inkommer samt attesteras i Portalen.

Nabo är inte ansvarig gentemot kunden för förlust eller skada som uppkommit till följd av att kunden, som en konsekvens av Nabos arbetsresultat eller råd, påförts eller riskerar att påföras skadestånd, viten, förseningsavgifter och myndighetsavgifter.

Nabos ansvar är begränsat till direkt skada som orsakats genom vårdslöshet av Nabo och till vad som kan erhållas ur Nabos ansvarsförsäkring utan avdrag för eventuell självrisk som bärs av Nabo. Nabo ansvarar inte för indirekt skada eller förlust, utebliven vinst, förlust av data, utebliven intäkt, besparing eller goodwill. Nabo ansvarar inte heller i något fall för fel, brist eller försening som beror på:

  • Kunden eller omständighet som Kunden ansvarar för,
  • att Nabos tjänst som direkt eller indirekt används för uppdraget ligger nere eller om någon information eller funktionalitet inte fungerar som förväntat,
  • beslut, ekonomiska eller andra, som fattas av kunden baserat på dess användning av resultatet av Uppdraget (såsom de offerter som Nabo presenterar för kunden) eller för tjänster eller varor som Kunden väljer att köpa från tredje man, eller
  • andra omständigheter som är utanför Nabos kontroll

Kunden förlorar sin rätt att framställa ersättningsanspråk, om sådant anspråk inte framställts senast tre (3) månader efter det att kunden märkt eller bort märka grunden för kravet, dock senast tolv (12) månader efter det att arbetet har utförts.

Om Nabos försäkringsbolag beslutar att ansvarsförsäkringen inte är tillämpbar, så är Nabos ersättningsansvar begränsat till maximalt vad den fasta ersättningen är på årlig basis mellan parterna.

Om skadan understiger självrisken är ansvaret för direkt skada orsakad av Nabos vårdslöshet begränsat till 20 procent av den erhållna ersättningen för uppdraget.

Nabos ansvar gentemot kunden ska reduceras med belopp som kunden kan erhålla genom försäkring kunden har tecknat eller annars omfattas av eller avtal eller skadeslöshetsförbindelse som kunden har ingått eller är förmånstagare till. Om kunden inte ianspråktar eventuell försäkring ska ändå motsvarande avräkning ske.

Om flera entreprenörer/leverantörer är ansvariga gentemot kunden för samma förlust eller skada, ska Nabos ansvar begränsas till den del av förlusten eller skadan i det aktuella fallet som i storlek förhåller sig till hela förlusten eller skadan på samma sätt som Nabos arvode i storlek förhåller sig till samtliga ansvariga rådgivares/leverantörers arvoden sammanräknade. Detta gäller även om dessa andra rådgivare/leverantörer har uteslutit eller begränsat sitt ansvar eller skulle vara oförmögna att betala sina respektive delar av det totala kravet.

Nabo är inte ansvarig gentemot tredje man för förlust eller skada som uppkommit till följd av att kunden eller tredje man använt Nabos arbetsresultat eller råd.

Ansvarsbegränsningarna ovan gäller inte när Nabo har orsakat skada genom grov vårdslöshet eller uppsåt.

Nabos ansvar gentemot kunden är under alla förhållanden begränsat till maxbeloppet i enlighet med gällande ansvarsförsäkring.

Om Nabo avbryter utförandet av ett uppdrag eller relationen med kunden på grund av omständighet som beror på kunden eller på skyldighet enligt lag eller god sed i branschen, har Nabo inte något ansvar för den skada som detta kan leda till.

9. Kommunikation i ärenden

Nabo kommunicerar i första hand via Portalen. Men det kan även ske per e-post. Sådan kommunikation innebär vissa risker för vars följder Nabo inte tar något ansvar.

Kunden uppmanas att kontrollera att mera betydelsefull kommunikation, instruktioner m.m. oberoende av kommunikationssätt, Portal, post, fax, e-post etc. har kommit fram till rätt mottagare.

Kunden är skyldig att fortlöpande under uppdraget uppdatera i Portalen vilka kontaktuppgifter kunden går att nås på.

Kunden är skyldig att i Portalen kontinuerligt uppdatera aktuella e-postadresser till styrelsens ledamöter.

10. Ändringar

Nabo äger rätt att, utan föregående godkännande av kunden, ändra innehållet i dessa allmänna uppdragsvillkor. De ändrade villkoren får dock inte träda i kraft förrän kunden skriftligen informerats om innehållet i de ändrade villkoren. Publicering av villkorsändringen på Portalen ska alltid anses uppfylla kravet på skriftlig information. Ändringar som innebär en väsentlig försämring av kundens rättigheter ska dock alltid godkännas av kunden.

11. Personuppgiftshantering                       

Ändamålet med registrering av eventuella personuppgifter är för att kunna genomföra aktuella uppdrag. Vi tar ansvar för att eventuella personuppgifter som behandlas av Nabo används endast för avsedda ändamål samt att de skyddas mot obehörig åtkomst och användning. 

Behandlingen sker enligt Dataskyddsförordningens (GDPR) regler, innebärande bl.a. att personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

Information om vilka personuppgifter som är registrerade kan erhållas efter skriftlig och egenhändigt undertecknad begäran till Nabo. Nabos Integritetspolicy finns tillgänglig på https://nabo.se/integritetspolicy

12. Tvistelösning och tillämplig lag

Tvist som har samband med dessa allmänna uppdragsvillkor eller om någon fråga som rör Nabos uppdrag, ska slutligt avgöras av Stockholms tingsrätt. Svensk lag ska tillämpas på tvisten.