Det kan dock vara svårt att veta vilka underhållsåtgärder som behöver genomföras och i vilken ordning de bör ske. Där kommer en teknisk förvaltare in i bilden.
En teknisk förvaltare riktar sig till bostadsrättsföreningars styrelser som har ett behov av ett aktivt stöd i planeringen av fastighetens underhåll utifrån ett långsiktigt perspektiv. Kanske står ni inför en stor renovering eller ombyggnad? Eller är det dags för stambyte och ni behöver hjälp med offerthantering och upphandling med entreprenörer? En teknisk förvaltare har bred kunskap och kan hjälpa till i samband med upphandling, projektledning och även agera stöd vid hantering av eventuella skadeärenden.
Vad ingår i teknisk förvaltning av en brf?
Kort sagt innebär teknisk förvaltning i en brf avlastning av det ansvar som styrelsen har för underhållet av sina fastigheter. Sammanfattningsvis ingår följande i teknisk förvaltning:
- Uppföljning av underhållsplan
- Förvaltarmöten där man redogör för underhållsarbetet
- Årlig tillsyn: besiktning och uppdatering av underhållsplan
- Förvaltarmöte: Underhållsprogram och kostnadsbudget för nästa år
Dessutom kan extra administrativa förvaltningstjänster beställas för att ytterligare underlätta styrelsens arbete.
Vad innebär teknisk administrativ förvaltning?
Förutom besiktning och förvaltarmöten tillkommer även en hel del administrativt arbete inom teknisk förvaltning av bostadsrättsföreningar. Det krävs såväl teknisk som juridisk kunskap för att det ska vara möjligt att driva förvaltningen i enlighet med rådande lagar och förordningar. Det kan handla om allt från upphandlingar av fastighetens drift, till kontroll och uppföljning av löpande drift och pågående projekt. Teknisk administrativ förvaltning inkluderar även rapportering till myndigheter, skadereglering och att avgöra vilka fel och brister som ska åtgärdas på kort eller lång sikt.
Upphandlingar
En teknisk förvaltare kan upprätta förfrågningsunderlag, ta fram entreprenadhandlingar och genomföra anbudsjämförelser, dvs. fungera som en oberoende expertrådgivare mot styrelsen.
Teknisk projektledning
Vid upphandlingar, entreprenader och renoveringsprojekt kan en teknisk förvaltare ta på sig rollen som föreningens beställarombud.
Skadehantering
Teknisk förvaltning i en brf handlar även om hantering och administration av skadeärenden och samtliga kontakter med inblandade aktörer såsom försäkringsbolag och entreprenörer.
Myndighetskrav
Flera myndigheter ställer krav på fastighetsägare och krav kan tillkomma eller ändras från år till år. Det kan handla om rapportering av radonnivåer, energiförbrukning, ventilationskontroller/luftkvalité, hissbesiktningar eller kontroll av slutna tryckkärl som ska skötas inom föreskrivna intervaller. En teknisk förvaltare har den nödvändiga helhetssynen och ser till så att föreningen inte missar att leva upp till ett krav från en myndighet.
Hur går teknisk förvaltning av en brf till?
Att ta fram en underhållsplan är centralt när man påbörjar ett strukturerat och proaktivt underhållsarbete. En teknisk förvaltare går igenom fastigheten på plats och samlar in information om bland annat utförda underhållsåtgärder, myndighetsbesiktningar och byggnadsfakta. Sedan sammanställs en underhållsplan i vilken fastighetens status och planerade åtgärder tydligt framkommer. Därefter presenteras detta för bostadsrättsföreningens styrelse. Underhållsplanen lägger grunden till all planering och budgetering av fastighetens tekniska underhåll. För att den ska fylla sin funktion på ett bra sätt ska den hållas uppdaterad och aktuell. Det kan en teknisk förvaltare hjälpa till med.
Efter att en underhållsplan har upprättats följer löpande planering av projekt i enlighet med planen. En gång per år genomförs en övergripande tillsyn av byggnader och mark i syfte att uppdaga och rapportera underhållsbehov eller eventuella säkerhetsbrister. Ytterligare förvaltarmöten planeras också in årligen där den tekniska förvaltaren redogör för hur samarbetet fortskrider. Vanligtvist tas följande upp:
- Aktuella underhållsbehov
- Åtgärdsförslag
- Uppdatering av underhållsplan
- Eventuella skadeärenden
- Eventuella pågående projekt
I samband med att underhållsplanen uppdateras så upprättas även ett underhållsprogram för följande år. Till underhållsprogrammet sammanställs kostnadsuppskattningar baserade på de underhållsbehov eller förbättringsåtgärder som uppdagats i den årliga tillsynen. Detta ligger till grund för det kommande budgetarbetet.
Vad är skillnaden mellan fastighetsskötsel och teknisk förvaltning?
Skillnaden mellan fastighetsskötsel och teknisk förvaltning i en brf handlar om att en teknisk förvaltare tar proaktivt ansvar för en fastighets framtida underhåll och förbättringspotential. En teknisk förvaltare hjälper bostadsrättsföreningar att bibehålla kontroll över fastigheten så att inga akuta problem eller utgifter dyker upp. Fastighetsskötsel å andra sidan är mer inriktad på löpande tillsyn och snabb hantering av smärre fel, dvs den dagliga driften.
