Stämma bostadsrättsförening

Så genomförs stämma bostadsrättsförening

Uppdaterad 2020-09-02

Det rådande Covid 19-utbrottet medför att årsstämman och eventuell extra stämma bör genomföras på ett sätt som gör att riskgrupper inte utsätts för fara, som är säkert sett ur smittskyddssynpunkt och som följer regler och rekommendationer. Det finns flera möjliga alternativ för att uppnå detta:

1. Minimera agendan
2. Poströsta
3. Använda ombud
4. Håll en fysisk stämma, t.ex. utomhus eller i större lokal
5. Genomför en digital stämma
6. Skjut upp stämman så sent som möjligt

Nedan följer mer information om varje alternativ för att hjälpa dig som Nabokund att hitta den lösning som passar er förening bäst. Om ni vill ha hjälp att ta fram en skräddarsydd lösning för just er förening, tveka inte att kontakta oss.

Det finns även en ny tillfällig lag som innebär att föreningar ska kunna genomföra digital stämma utan någon fysisk närvaro alls, liksom ge möjlighet för styrelsen att besluta att poströstning skall användas.

Nabo i samarbete med Percap erbjuder hjälp att hålla digital stämma, läs mer här.

Informera era medlemmar genom Nabos kundportal

När ni har valt den lösning som passar er förening bäst, rekommenderar vi att ni som styrelse lägger tid på att skriva ett informationsbrev till era medlemmar. Nabos kundportal är smidig kanal för distribution av kallelse och årsredovisning, samt beskrivning av de frågor där röstning behöver genomföras. Det är även en bra idé att underlätta för medlemmar genom att låta dem ställa frågor på förhand via e-post eller särskilda telefontider.

Möjliga tillvägagångssätt vid stämma

1. Minimera agendan under stämman

Om din förening önskar hålla årsstämman så kort som möjligt finns möjlighet att stämman enbart fattar beslut om de obligatoriska punkterna, dvs. följande:

• fastställande av resultat- och balansräkning
• dispositioner av föreningens vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning
• beslut om ansvarsfrihet
• de punkter som enligt stadgarna ska behandlas på en ordinarie föreningsstämma

Eventuella motioner och övriga förslag från er i styrelsen behöver finnas med i kallelsen men under föreningsstämman kan ni besluta att bordlägga dessa. Stämman kan då ge styrelsen i uppdrag att kalla till extra stämma för behandling av dessa frågor under ett senare tillfälle under året.   

Vid extrastämman behandlas endast den specifika frågan/frågorna som formuleras i kallelsen. 

2. Poströstning

Vad innebär den tillfälliga lagen om poströstning och hur går det till?

Regeringen har beslutat om en tillfällig lag som ska underlätta för exempelvis bostadsrätts­föreningar att hålla sina stämmor. Det innebär att ni i styrelsen kan, oavsett om det motstrider stadgar eller kallelsen, ta beslutet att era medlemmar kan poströsta inför föreningsstämman och eventuell extra stämma. 

Poströstning lämpar sig om din förening har konkreta frågor och förslag på dagord­ningen som medlemmarna kan rösta Ja eller Nej till genom ett formulär. Det fungerar därför bra vid en extra stämma. Det är upp till styrelsen att besluta hur och när poströstningen ska gå till, till exempel när poströsten senast ska vara inne och om poströsten ska kunna skickas elektroniskt genom exempelvis e-post. 

Hur ska formuläret utformas?

Oavsett årsstämma eller extra stämma ska formuläret för poströstning innehålla hänvisningar till de förslag till beslut som anges i kallelsen. I anslutning till varje förslag ska det finnas två likvärdigt presenterade svarsalternativ med rubrikerna Ja och Nej. 

Poströstningsmall går att ladda ner här.

Vad ska vi tänka på i informationen till medlemmar om poströstning? 

Det är styrelsens uppgift att informera om poströstning på ett tydligt sätt. Om det är möjligt rekommenderar vi att ni skickar med ett formulär för poströstning och information med kallelsen. Formuläret och informationen kan annars givetvis lämnas ut till era medlemmar på det sätt som ni annars brukar. Oavsett hur formuläret och informationen ges till medlemmarna ska det ske senast en vecka före stämman.

Kan val genomföras genom poströstning?

Om styrelsen eller valberedningen har ett förslag till styrelsesammansättning, revisor och valberedning kan stämman föreslås besluta i dessa val genom att endast ange Ja eller Nej till förslagen. Möjlighet till egna förslag ska ges för att inte sätta föreningsdemokratin ur spel. Vid val anses den som har fått flest röster vara vald. Vid lika röstetal avgörs valet genom lottning. 

Hur hanteras poströster?

Det är stämmoordförandens ansvar att fastställa den poströstandes inställning i de frågor som tagits upp i poströsten. Det betyder att det måste gå att identifiera medlemmen och dennes mening i frågan. Omarkerade svarsalternativ anses t.ex. som en avstådd röst. Stämmoordföranden måste också försäkra sig om att den medlem som har avgett en poströst inte är närvarande personligen eller genom ombud, i så fall ska poströsten strykas. Därför är det extra viktigt att avprickningen blir korrekt.

3. Vad som gäller vid användande av Ombud

Regeringens tillfälliga lag för att underlätta för exempelvis bostadsrättsföreningar att hålla sina stämmor innebär också möjlighet att utöka vilka som får företräda medlemmarna som ombud och hur många medlemmar ett och samma ombud får företräda. Ni i styrelsen får inför en stämma besluta vem som får utses till ombud för en medlem och att ombudet får företräda fler än tre medlemmar, även om det strider mot stadgarna. Ombudet måste delta fysiskt på stämma. Fullmakt kan presenteras innan för styrelsen eller också i dörren. Ombudet behöver också legitimera sig.

Mall för fullmakt till ombud finns att ladda ner här.

4. Rekommendationer vid fysisk stämma

Stämman behöver enligt nuvarande regler inte hållas från fysisk plats. Önskas fysisk stämma rekommenderar vi starkt att försöka minimera ert fysiska deltagande, överväg t.ex. om det krävs mer än en person från varje hushåll. En rekommendation är också att se över de fysiska alternativen, t.ex. kan ni vara utomhus eller hyra en större lokal. 

Vi rekommenderar er i styrelsen att vara tydlig på stämman med information om att hålla avstånd och god handhygien. Här finns affischer att skriva ut och sätta upp https://www.1177.se/Stockholm/sa-fungerar-varden/varden-i-stockholms-lan/om-corona/vill-du-hjalpa-till/

5. Riktlinjer för digital stämma

Enligt nuvarande regler kan stämman vara helt digital. Ni kan möjliggöra digital närvaro på stämman i egen regi alternativt kontakta oss på Nabo för hjälp av detta, läs mer här. 

Nedan följer riktlinjer för föreningar som anordnar digital närvaro på egen hand.

Stäm av att de tekniska möjligheterna 

Det krävs god internetuppkoppling i lokalen som stämman fysiskt kommer hållas ifrån och det krävs att deltagande medlemmar har exempelvis fungerande kamera och mikrofon. 

Testa att koppla upp deltagarna i god tid före stämman och informera om att deltagarna ska hålla mikrofonen avstängd fram tills att röstning ska ske eller frågor kan ställas. Det kan vara en utmaning att hålla i en digital röstning, att poströsta kan vara ett enklare alternativ även om deltagare deltar digitalt på stämman.

Checklista inför digital stämma

• Teknik
• Utse teknikansvarig
• Rigga all teknik i god tid
• Testa i god tid – ljud, ljudupptagning, bild och uppkoppling
• Säkerställ att mikrofon är placerad så att deltagare på videolänk hör vad som sägs
• Teknikansvarig ska finnas på plats under hela mötet
• Moderera stämma
• Utse moderator. Detta kan vara stämmoordförande eller annan person. Moderatorn uppgift är att släppa in deltagare i mötet, informera om mötesregler för digital närvaro samt fånga upp när deltagare på länk begär ordet och säkerställa att ordet ges
• Informera deltagare om mötesregler på förhand och i början av stämman
• Stänga av sin mikrofon – använda ’mute’-funktion
• Befinna sig på tyst plats
• Använda hörlurar med mikrofon för att minimera eko för åhörare (dvs inte använda datorns högtalare)
• Begär ordet genom att skriva i chatten alternativ ställ frågan i chatten

6. Skjut upp årsstämman

Sista dagen för att hålla årsstämman för de föreningar som har kalenderår som räkenskapsår är den 30 juni eller det tidigare datum som föreningens stadgar anger. Om er förening redan har beslutat datum för stämman och vill flytta fram detta så kan ni fatta ett nytt beslut om att senarelägga stämman under förutsättning att den hålls inom ovan datum. Meddela då era medlemmar så snart som möjligt att ni har beslutat att ställa in stämman. Glöm inte att informera om att en kallelse med ett nytt datum kommer.

Nabos erbjudande i Coronatider

Precis som under normala omständigheter kan Nabo stötta er med

• Dragning av årsredovisning vid årsstämma eller stöd av ekonom vid extra stämma, primärt i Google Meet
• Stämmoordförande

I rådande tider erbjuder Nabo numera även hjälp med digital stämma, detta i samarbete med Percap. Det går att boka för såväl årsstämman som extra stämma. Läs mer om upplägg och priser här.

Vill ni ha närvaro av en ekonom görs det i första hand i det digitala verktyg vi arbetar med till vardags (Google Meet). Föredras t.ex. Zoom eller Teams kan vi självklart delta där också. Om digital närvaro på stämma inte är möjlig görs bedömning från fall till fall huruvida Nabos representant kan delta fysiskt.

Önskar ni anlita Nabo för ordförandeskap är ni välkomna att ta kontakt med oss. En ordförande behöver delta fysiskt om inte stämman sker per capsulam.

Vanliga frågor och svar

Vi vill hålla en digital stämma. Kan Nabo hjälpa oss med det? 

Ja. Vid årsstämma och extra stämma kan Nabo hjälpa din förening att hålla stämman helt digitalt, smidigt direkt i mobilen. Läs mer här eller kontakta oss så diskuterar vi tillsammans med er.

Vi är en samfällighetsförening. Vad gäller för oss?

Ta kontakt med oss så hjälper vi er hitta en lösning.

Vad finns för hjälp att få?

Förutom erbjudandet ovan hjälper vi på Nabo er med mallar för de olika alternativen, t.ex. postomröstning och fullmakt för ombud. Känner ni trots det och ovan riktlinjer att det är svårt att hitta en bra lösning för stämman är ni också välkomna att ta kontakt med oss för vidare råd.