Funderar ni på att byta förvaltare? Många föreningar väljer att inte byta förvaltare då de tror att det kan innebära mycket jobb för styrelsen. På Nabo gör vi vårt yttersta för att se till så att ett byte av förvaltare ska gå så smidigt som möjligt. Vi står vid er sida och gör det lättare för er att byta till en kunnig förvaltare.
En styrelse i en bostadsrättsförening har bland annat i uppdrag att se till så att föreningens ekonomi hanteras på bästa sätt. Det är ett ansvarsfullt uppdrag och det är ofta en bra idé att ta hjälp av en ekonomisk förvaltare som är professionell och som kan vägleda och guida styrelsen i ämnen som rör föreningens ekonomi.
Det kan finnas många anledningar till varför man vill byta förvaltare. Det kan handla om att styrelsemedlemmarna vill få hjälp med arbetet och ansvaret som styrelsearbetet och ekonomihanteringen innebär. Det kan också vara så att styrelsen inte trivs med den förvaltare eller den ekonomiskt sakkunnige person som man tidigare vänt sig till.
Är det svårt att byta förvaltare?
Vi på Nabo har en särskild uppstartsavdelning med personal som arbetar med att avlasta styrelsen i arbetet med att byta förvaltare. Tillsammans med den avgående förvaltaren ser vi till att få in de underlag som behövs för att bytet ska gå så smidigt som möjligt och inte belasta er i styrelsen mer än nödvändigt. Vi kan behöva be om information och ställa kontrollfrågor till er när ni valt att byta förvaltare men vi vänder oss alltså i första hand till den avgående förvaltaren.
Det vi framförallt behöver från er i styrelsen i samband med att ni vill byta förvaltare är:
- Signerade uppstartsdokument (fullmakter, adressändring, behörighet till Skatteverket).
- Godkännande av den debiteringslista vi satt ihop utifrån er tidigare förvaltares underlag.
- Information till era medlemmar om bytet. Vi förbereder ett utkast som ni kan använda er av om ni önskar.
- Hjälp med att lägga in attestregler.
Ni i styrelsen behöver även bekanta er med den kundplattform som vi använder oss av. Vi erbjuder alla våra nya kunder ett uppstartsmöte för att ni ska känna er trygga med att arbeta med den och få svar på eventuella frågor.
Insyn i uppstarten – hur fungerar det?
Som kund hos oss har ni alltså tillgång till vår kundplattform som ni loggar in på med BankID. Det är via plattformen vi kommunicerar och det är också där som ni har insyn i uppstarten. Så fort vi har fått in ett påskrivet avtal från er så öppnar vi upp plattformen.
Vi skapar ett uppstartsärende i plattformen där ni i styrelsen kan följa hur arbetet framskrider. Vi arbetar med målsättningen att all information ska finnas tillgänglig på ett och samma ställe och vara lätt att ta del av. Ni kommer till exempel att kunna se när vi kontaktar er tidigare förvaltare och om denne hänvisat till er i styrelsen när det gäller uppgifter vi behöver. Detta är till hjälp för alla oss som är inblandade när styrelsen i en brf väljer att byta förvaltare.
I uppstartsärendet kommer vi att tillhandahålla utkast på informationsbrev till medlemmarna om att föreningen har valt att byta ekonomisk förvaltare. Vi rekommenderar att styrelsen delar ut detta i samband med att den första avin skickas till medlemmarna från oss.
Hur lång tid tar det att byta förvaltare?
Den fas under vilken det finns ett behov av aktivt engagemang från er i styrelsen i samband med ett byte av förvaltare brukar vara ungefär två månader lång. Under den perioden vill vi att ni går igenom punkterna som tidigare listats i detta dokument och är beredda att svara på frågor från era medlemmar. Uppstartärendet ligger sedan öppet i ungefär 6 månader på kundplattformen. Vi kan behöva extra tid för att till exempel lägga in era ingående balanser och uppdatera lägenhetsregister. Det krävs dock inget arbete från er i styrelsen under dessa extra månader. Förutom svar på frågor vid behov.
Vad innebär det rent praktiskt när vi väl är igång?
När ni väl har kommit igång efter att ni valt att byta förvaltare kommer föreningens medlemsavier, leverantörsfakturor och inkommen post att synas direkt på kundplattformen och vara samlade på ett och samma ställe. Vi ser till att ni kommer rätt in i alla rutiner och finns självklart där för er vid frågor och som stöd i styrelsearbetet både under uppstarten men även under hela vårt uppdrag som förvaltare. Vi håller regelbundet styrelseutbildningar och webinar om någon i styrelsen vill friska upp minnet kring kundplattformen eller om ni har fått en ny styrelsekollega.
Ni blir tilldelade två personer, en ansvarig förvaltare för hyra/avgift samt en ansvarig ekonomisk förvaltare. Uppstartsprocessen är bara början på ett gott och långsiktigt samarbete mellan er i styrelsen och oss på Nabo.
