Regeringen har tidigare i år föreslagit en ny lag som innebär att de tillfälliga undantagen för att underlätta genomförandet av bland annat föreningsstämmor återinförs under en begränsad tid. Dessa regler skulle innebära ökade möjligheter att använda sig av bland annat insamling av fullmakter och poströstning vid en stämma och dessutom möjlighet att hålla stämman helt utan fysiskt deltagande. Lagen skulle vara tidsbegränsad att gälla från 1 mars 2022 till sista december 2022. Planerat beslutsdatum är den 23 februari 2022 i riksdagen.
Nu har restriktionerna slopats i samhället och det borde innebära att samtliga restriktioner och undantag ska tas bort som funnits med anledning av covid-19. Den nya lagen om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bland annat föreningsstämmor är ett sådant undantag som står i konflikt med lagen om ekonomiska föreningar, bostadsrättslagen och stadgar.
Det är möjligt att beslut om nya lagen inte kan tas i riksdagen såsom förslaget nu ligger innebärande fortsatt stora undantag. Underlaget inför beslut kan komma att behöva revideras så att flera av undantagen tas bort om behov till dessa ej längre anses föreligga såsom exempelvis nyttjandet av poströstning och möjligheten att helt hålla stämma utan fysisk närvaro. Nya lagen skulle till exempel enbart kunna ge möjlighet till insamling av fullmakter men där övriga undantag som nu finns i beslutsunderlaget tas bort. Det skulle innebära att riskgrupper och äldre ges möjlighet att göra sin röst hörd utan fysisk närvaro. För dessa har ju nu framkommit att en fjärde vaccinspruta krävs för ett bättre skydd mot covid-19.
Nabo bevakar riksdagens hantering av det förslag av nya lagen som finns.
Nedan följer en redogörelse för stämmans betydelse i en bostadsrättsförening, bakgrunden till det lagförslag som idag ligger för beslut och en kartläggning över vad som gäller för stämmor som hålls utan stöd av lag med tillfälliga undantag men även vad som gäller för stämmor om det beslutas om ett återinförande av en lag med tillfälliga undantag. Vi ger konkreta förslag till hur ni i er bostadsrättsförening kan göra för att i framtiden underlätta för föreningsstämman och hur vi på nabo kan hjälpa er med er stämma.
Föreningsstämmans betydelse och syfte i föreningen
Föreningsstämma är bostadsrättsföreningens högsta beslutande organ och senast sex månader efter räkenskapsårets utgång ska föreningsstämma hållas. Styrelsen som väljs på stämman har endast att förvalta egendomen/fastigheten och handlägga praktiska frågor som rör förvaltningen i enlighet med stadgar, vilka stämman också beslutat om, och i enlighet med lag. På stämman har styrelsen att föredra viktiga frågor och väsentligheter beslutade av stämman.
Syftet med stämman är att hantera alla väsentliga frågor i förhållandena till medlemmar och vid en fysisk stämma ges en helt annan möjlighet till att göra detta. Om man håller stämman utan möjlighet till fysisk närvaro behöver en medlem lämna en skriftlig begäran om upplysningar till styrelsen senast 10 dagar innan stämman. Styrelsen ska då lämna upplysningen om den ej är skadlig för föreningen genom att hålla det tillgängligt inför stämman, det ska även skickas till den medlem som särskilt efterfrågat upplysningen.
Annars ska frågor som ska tas upp vara inskickade 5-10 dagar innan stämman om styrelsen begär det. Frågor leder ofta till följdfrågor som kan hanteras bäst på en fysisk stämma och är inte förenligt med det undantag i enlighet med befintligt förslag till ny tillfällig lag, där stämma går att hålla enbart med poströstning och där poströstning är ett krav i kombination med digital stämma.
Föreningsstämman är en stängd sammanslutning vilket innebär att utomstående (icke-medlemmar) inte har rätt att närvara på stämman. Det innebär således att såväl sambos som makar och andra inneboende som inte är medlemmar inte har en rätt att närvara på stämman om de inte följer med som biträde eller företräder som ombud vid stämman (obs. stäm av först så att de täcks inom stadgarnas krets av vem som får agera som ombud).
Lagförslaget som ligger
Lag (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags och föreningsstämmor trädde i kraft den 15 april 2020. Den syftade till att underlätta genomförandet av stämmor på ett sådant sätt att risken för spridning av det virus som orsakar sjukdomen covid-19 kunde minimeras. Lagen upphörde att gälla vid utgången av 2021. På grund av den kraftigt ökade smittspridningen i samhället har Justitiedepartementet har tagit fram ett förslag om återinförande av den tillfälliga regleringen. Den nya lagen föreslås träda i kraft den 1 mars 2022 och upphöra att gälla vid årsskiftet. Förslaget skickades ut den 20 januari 2022 till ett antal myndigheter och organisationer möjlighet att inkomma med synpunkter på förslaget.
December 2021 kom hårdare restriktioner med krav på vaccinationsbevis, därefter har ytterligare restriktioner meddelas med jämna mellanrum från riksdagens sida för att förhindra det smittläge som ökade. Den 10 januari meddelades bland annat ett pressmeddelande från Regeringskansliet: Den 12 januari 2022 införs skärpta smittskyddsåtgärder med anledning av den kraftigt ökade smittspridningen i samhället, samtidigt som belastningen i sjukvården ökar. Den sammanvägda bedömningen är att Sverige befinner sig i ett läge där det är nödvändigt att vidta vissa smittskyddsåtgärder i steg 3 i regeringens åtgärdsplan för införande av smittskyddsåtgärder.https://www.regeringen.se/pressmeddelanden/2022/01/skarpta-smittskyddsatgarder-infors-den-12-januari-2022/
De bakomliggande motiven till förslaget att återinföra den tillfälliga lagen, förutom det kraftigt ökade smittläget vid den tidpunkten, är bland annat att ”Såvitt framkommit var de möjligheter som den tillfälliga lagen gav uppskattade av både närings- och föreningslivet, och det har inte framkommit att regleringen varit förenad med några betydande tillämpningssvårigheter. Den positiva bilden bekräftades i allt väsentligt vid ett antal samrådsmöten för utvärdering av den tillfälliga lagen som Justitiedepartementet under våren 2021 höll med myndigheter, branschorganisationer och företag som erbjuder tjänster för digitala stämmor och poströstning (Ju2021/01381). Vid dessa möten framkom det bland annat att den tillfälliga regleringen lett till ett ökat deltagande vid stämmorna. De svårigheter som har uppmärksammats har framför allt att göra med de tekniska förutsättningarna och den tekniska mognaden hos deltagare vid digitala stämmor och med de begränsade möjligheterna att behandla känsliga eller komplicerade frågor vid en stämma med enbart poströstning(se utkast till prop.).
Genom lagen återinförs regleringen enligt den tidigare lagen om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor, vilken upphörde att gälla vid utgången av 2021. För en författningskommentar till respektive paragraf hänvisas därför till förarbetena till den lagen (se prop. 2019/20:143 och 2019/20:163). Däremot har numreringen ändrats något i det nya lagförslaget jämfört med den tidigare tillfälliga lagen.
Om lagen kommer att återinföras eller ej är i nuläget svårt att veta (se tidigare diskussion ovan) då regeringen bland annat den 9 februari 2022 tog bort merparten av restriktionerna mot covid-19.
Om förslaget på återinförande av tillfällig lag går igenom skulle följande gälla:
- Utökade möjligheter för fullmaktsgivande
Styrelsen får en möjlighet att besluta om att införa ett undantag som innebär att den begränsade krets som enligt lag och stadgar får agera som ombud utökas. Detta görs genom att styrelsen tar ett styrelsebeslut om att besluta att även de som inte faller inom den begränsade kretsen får agera som ombud. Styrelsen får även ta ett styrelsebeslut på att ombud får företräda fler än en medlem vid stämman. Detta bör protokollföras och meddelas medlemmarna inför stämman.
- Öppnar upp för möjligheten att hålla i stämman genom användande av Poströstningsformulär
Styrelsen kan besluta att till stämman använda sig av poströstningsformulär, något som annars inte är tillåtet att använda sig av för bostadsrättsföreningar. När det kommer till poströstningsformulär är det viktigt att bostadsrättsföreningen stämmer av utformningen med en verksam jurist inom detta område. Det finns nämligen detaljreglerat i frågorna för hur poströstningen ska gå till i en bostadsrättsförening, alltifrån formulärets utformning till utdelningen av formulären och protokollförandet av stämman. En del domstolstvister har startat för ogiltigförklaring av stämmor och stämmobeslut bland annat på grund av att föreningar har misskött hanteringen av poströstningsformulären och inte följt de formalia krav som gäller.
Är det en stämma som ska behandla frågor av enklare slag där det enbart handlar om formella beslut att godkänna behandlingen av föreningens resultat och tillsätta nya ledamöter där det inte heller finns någon kontrovers, är poströstning ett bra alternativ för att få ett större deltagande på stämman i och med att det blir enklare att närvara genom att fylla i ett papper och lämna in.
Det finns däremot en del svårigheter och problem med poströstning. Möjligheterna att ställa frågor till styrelsen och starta en diskussion försvinner. Vid större frågor som ska behandlas försvinner möjligheten att komma till tals. I vissa föreningar kan det finnas konflikter om vilka som ska sitta som ledamöter, vilket medför att det blir problematiskt att få till ett bra val av nya ledamöter genom att boka i olika förvalda alternativ på ledamöter, ex valberedningens förslag. Det kan vara svårt för medlemmarna att veta vilka som presenteras som styrelseledamöter om det inte medföljer en presentation. Kanske sitter någon medlem på information om varför en ledamot inte bör väljas in i styrelsen? Det kan även vara så att medlemmarna inte förstår hur de ska kryssa i de olika valen och inte heller förstår vad det som de kryssar i innebär. Att behandla känsliga eller komplicerade frågor i föreningen enbart genom poströstning är inte lämpligt. Undertecknade är av uppfattningen att poströstning, om det ska tillämpas, ska ske enbart vid väldigt enkla och oproblematiska föreningsstämmor.
- Möjlighet att hålla stämma helt utan en fysisk plats
Den tillfälliga lagen lämnar en möjlighet att hålla stämman helt utan en fysisk plats. Alternativen styrelsen då har om de tar ett styrelsebeslut på detta är att antingen hålla stämman helt genom poströstning, vilket vi behandlat i ovan stycke, eller genom att tillämpa en kombination av digital stämma tillsammans med poströstning.
Genom att hålla stämman digitalt öppnar man upp för medlemmar att delta i diskussioner och dylikt som om det hade varit en fysisk plats. På grund av att det finns en del medlemmar som kan ha svårigheter att koppla upp sig digitalt av en mängd olika anledningar är det ett krav på att man måste tillhandahålla poströstningsformulär för medlemmarna i föreningen om stämman ska hållas digitalt utan möjlighet till fysisk närvaro.
Problem med att använda sig av digitalt stämma tillsammans med poströstningsformulär är att det finns en del föreningar som missar att de behöver dela ut poströstningsformulär och enbart håller stämman digitalt. Det kan även vara svårt att tillgodose att tekniken håller måttet. Skulle det brista med tekniken ska stämman avslutas och utlysas på nytt ett annat datum. Vid användande av digital stämma är det viktigt att man röstar om utomståendes närvaro då digital närvaro innebär att utomstående kan lyssna på vad som behandlas under stämman.
- Möjligheter för er förening att underlätta stämmor framöver
Genom att införa vissa ändringar i er föreningsstadgar underlättar man för framtida stämmor. Nedan följer förslag på några av de ändringar som vi föreslår att ni kan använda er av:
- Inför att kallelsetiden inför ordinarie stämma är två veckor i stället för de fyra veckor som en del föreningar ännu har kvar.
- Att kallelsetiden för stämma där stadgar ska behandlas är två veckor i stället för de fyra veckor som annars gäller enligt lag.
- Inför att utomståendes närvaro ska godkännas med en enkel majoritet istället för ett enhälligt beslut vilket annars gäller.
- Inför möjligheter att kalla medlemmarna digitalt genom varje medlems samtycke (kom dock ihåg att ett samtycke kan återkallas).
En bostadsrättsförening kan besluta att göra undantag från lagen och hålla en stämma helt digital om samtliga medlemmar samtycker till det. Det behöver däremot inhämtas ett nytt samtycke inför varje stämma. Det krävs då att alla som är medlemmar på dagen för stämman har samtyckt till detta. Detta bör därmed inte tillämpas för de större föreningarna utan enbart för föreningar som är av den mindre storleken.
Vad kan vi på Nabo hjälpa till med?
Vi hjälper er att uppdatera era stadgar
För att ändra i stadgarna i en bostadsrättsförening krävs två på varandra följande stämmor. Nyttja våren och håll en extrastämma för att sedan innan sista juni hålla den ordinarie stämman och då säkra upp för stämmor framöver. För föreningar med annat räkenskapsår gäller förstås andra tider.
Digital stämma med moderator
Vi hjälper er att anordna den digitala delen av er stämma. Vi tillhandahåller då en moderator som sköter all den tekniska biten. Moderatorn laddar upp kallelsen i det digitala verktyget samt sitter med under stämman och öppnar upp fråga för fråga och omröstningsalternativ samt meddelar vilka röstresultat som blivit vid respektive fråga.
Tillhandahålla en extern ordförande till er stämma samt protokollförare
Vi agerar som ordförande på er stämma och kan även tillhandahålla en protokollförare. Är ni intresserade av en offert? Lägg ett ärende till oss.
Årsredovisning
Vi hjälper er även förutom ordförandeskap att föredra årsredovisningen för medlemmarna samt föredrar revisionsberättelsen.
Hjälp inför stämman
Nabos jurister hjälper er inför stämman med hantering av de motioner som inkommit, med de propositioner som styrelsen vill lägga fram, med er kallelse och allt material som ska iväg till medlemmarna. Vi får ofta frågor från styrelser beträffande olika delar inför/ efter stämman och vi finns här och hjälper er gärna att reda ut dessa.
Vill ni ha vår hjälp? Kontakta Anne och Caroline direkt eller lägg ett ärende till juristerna.
Anne von Perner
Fastighetsjurist (LL.M.)
Mail: anne.von.perner@nabo.se
Tel.nr: 073 068 76 05
Caroline Tillander
Fastighetsjurist (LL.M.)
caroline.tillander@nabo.se
Tel.nr: 073 – 675 27 70
