Allt du behöver veta om att genomföra bostadsrättsföreningens stämmor
En ordinarie föreningsstämma, så kallad årsstämma eller årsmöte, är föreningens högsta beslutande organ. Under en stämma har medlemmarna möjlighet att göra sin röst hörd och styrelsen har chans att berätta om året som gått. Bostadsrättsföreningar måste enligt lag hålla en stämma om året och därutöver kan extra stämmor hållas. Men vad gäller egentligen? När och hur ska en stämma genomföras? Vad ska och får beslutas på stämman?
När måste en bostadsrättsförening hålla stämma?
Stämma måste hållas åtminstone en gång om året, senast sex månader efter räkenskapsårets (föreningens räkenskapsår) utgång. Denna stämma kallas för ordinarie stämma och är obligatorisk. Ordinarie stämma är samma sak som årsstämma.
Det andra stämmoförfarandet kallas extra stämma. Sådan stämma är inte obligatorisk utan måste påkallas på ett av följande tre sätt:
- Om styrelsen anser att det finns skäl att hålla sådan stämma
- Om revisor skriftligen begär att sådan stämma hålls
- Om minst 10% av medlemmarna i brf:en begär att sådan stämma hålls
Vad måste och får beslutas på stämman?
Det ligger nära till hands att se bostadsrättsföreningens stämma som ett möte. Det är däremot inte riktigt rättvisande. Det är mer korrekt att se stämman som riksdagen och styrelsen som regeringen. Stämman är hierarkiskt överordnad styrelsen och kan besluta om i stort sett allt. Denna maktdelning är inte alltid helt lämplig eftersom styrelsen naturligtvis är mer insatt i brf:en än den genomsnittliga medlemmen.
På den ordinarie stämman finns vissa ärenden som är obligatoriska ärenden enligt lag. Bland dessa är:
- Val av ordförande under stämman
- Fastställelse av resultat- och balansräkning
- Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen
- Hur eventuell vinst ska användas eller fördelas
Hur går stämman till?
Steg ett – kalla till stämma
Skyldighet att skicka kallelse
Det första steget i stämmoförfarnadet är att styrelsen sammankallar till stämma. En kallelsen till stämman ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före föreningsstämman. En kallelse kan utfärdas senare om det är beslutat i stadgarna, dock senast två veckor före stämman.
Hur skickas kallelsen?
Om medlemmen har samtyckt till det kan kallelsen skickas elektroniskt. Annars måste den vara fysisk och skriftlig. Några ytterligare krav uppställs däremot i bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar för att elektroniska kallelser ska godtas.
Kallelsens innehåll
Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för föreningsstämman. I kallelsen ska även de ärenden som ska behandlas på föreningsstämman tydligt anges. Om kallelsen inte anger ett visst ärende får ärendet i regel inte tas upp på stämman. Om en stadgeändring planeras att genomföras, så ska innehållet i förslaget vara med i kallelsen.
Steg två – stämman äger rum
Den ordinarie föreningsstämman.
Stämman öppnas av, i regel, styrelsens ordförande. Sedan utses stämmoordförande följt av upprättande av närvaroförteckning, röstlängd samt val av justeringsperson. Ärendena avhandlas sedan i turordning. Vissa ärenden omgärdas av särskilda regler som ställer högre krav på röstetalen. Vid slutet av den stämman ska val av ledamöter, revisorer och suppleanter göras. Eventuella motioner från brf:ens medlemmar avhandlas slutligen. Motioner är medlemmarnas sätt att få ärenden behandlade på stämman och lämnas till styrelsen innan stämman enligt beslut i stadgarna.
Extra stämma
Styrelsen ska kalla till en extra föreningsstämma, om styrelsen anser att det finns skäl att hålla en stämma före nästa ordinarie föreningsstämma. Även föreningens medlemmar eller revisor kan kalla till extra stämma. Vid en extra stämma avhandlas alltid ett särskilt ämne. Precis som vid ordinarie stämma ska stämman öppnas, en dagordning sätts där stämmoordförande ska utses, röstlängd ska upprättas och justeringsperson ska väljas. Därefter avhandlas ämnet ifråga. Notera att inget annat än det som kallelsen omfattar får avhandlas på stämman. Vissa undantag från denna regel finns dock.
Stämma per capsulam
Det går under vissa förutsättningar att hålla en stämma per capsulam. Det innebär att medlemmarna aldrig möts. Istället skickas ett protokoll runt till medlemmarna för undertecknande.
Röstning
Innan stämman röstar är det alltid klokt, men inte nödvändigt att, upprätta röstlängd innehållandes en förteckning över de på stämman närvarande medlemmarna och deras röster (om någon har flera, exempelvis).
Huvudregeln är att absolut majoritet krävs – mer än hälften ska rösta för ett visst beslut.
I andra fall räcker relativ majoritet. Med det menas att ett alternativ får fler röster än andra alternativ oavsett hur stort antal röster alternativet fick – exempelvis vid val av ledamöter till styrelsen.
Slutligen kan kvalificerad majoritet behövas vid vissa beslut. Detta är en specialvariant av absolut majoritet som innebär att mer än hälften med viss marginal av de röstberättigade måste rösta för ett visst beslut – exempelvis två tredjedelar eller nio tiondelar. Det kan även i vissa fall krävas fullständig enighet. Ett exempel på en återkommande situation där olika varianter av kvalificerad majoritet krävs är ändringar av föreningens stadgar.
En skillnad från vanliga ekonomiska föreningar är att medlemmarnas rösträtt är bundna till personen som bor i bostadsrätten. Om flera personer bor i en bostadsrätt har dessa gemensamt en rösträtt om inte annat bestäms i stadgarna och de måste då inbördes komma överens om hur rösträtten ska utövas. Även om rösträtten tillkommer medlemmen så hindrar inte detta att medlemmen röstar genom ombud eller ta med sig biträde. Att rösta via ombud innebär helt enkelt att en annan person röstar åt medlemmen. Enligt lag får endast antingen en medlems make respektive sambo eller en annan medlem i bostadsrättsföreningen vara ombud. Lagen tillåter däremot att stadgarna medger en bredare krets av ombudsbehöriga personer.
Ombudsfrågan har i vissa fall blivit särskilt viktig nu under pandemin. Det finns därför nu möjlighet för styrelsen att, inför en viss stämma (inte ett generellt beslut), tillåta andra ombud än de som angavs ovan – make, sambo eller annan medlem. En vanlig företeelse är att äldre som inte kan närvara på föreningsstämman anlitar som ombud en anhörig. Det är viktigt att ombudet har med sig fullmakt för att kunna rösta med rättslig verkan å medlemmens vägnar.
Steg tre – protokoll och klander av beslut
Protokoll
Det viktigaste beviset på stämmans innehåll är det protokoll som styrelsen är skyldig att se till att föra under stämman. Det ska utifrån protokollet gå att utläsa vilka beslut som fattats även för någon som inte var närvarande. Därför bör det framgår vilka beslut som fattades, utfallet av omröstningar samt röstlängd (om sådan upprättats, se ovan). Protokollet ska undertecknas av den som förde protokollet, styrelseordföranden (om det inte är samma person) samt minst en justeringsman. Att protokollets innehåll blir korrekt är mycket viktigt eftersom innehållet utgör det centrala bevismedlet för vad stämman beslutat. Det ligger därför oftast ensamt till grund för senare processer eller åtgärder som vidtas av styrelsen. Protokollet ska hållas tillgängligt senast tre veckor efter stämman.
Klander av beslut
Beslut fattade på stämman kan klandras av framförallt medlemmar – det innebär att stämmobeslutets rättsliga giltighet bestrids i domstol. I allvarliga fall är beslutet ogiltigt oavsett om klander sker. I andra fall måste den som är taleberättigad (ofta endast medlemmar men undantagsfall finns) föra talan om beslutet i domstol för att få beslutet ogiltigförklarat. I dessa, mindre allvarliga, fall har den taleberättigade tre månader på sig att inleda process i domstol.
Fördjupad läsning & Kontakt
Har du frågor om stämman och dess genomförande är du välkomna att höra av er till Nabos jurister på juridik@nabo.se
Vill du läsa mer om digital stämma kan du göra det här.
