Vad innebär ekonomisk förvaltning?
Det finns regler och lagar kring ekonomi som även bostadsrättsföreningar ska följa. Bokföringslagen, lagen om ekonomiska föreningar och bostadsrättslagen är några av dessa. Trots att bostadsrättsföreningar inte är skatteskyldiga så ska fullständiga årsredovisningar upprättas för att ge en rättvisande och lättöverskådlig bild av föreningens ekonomiska situation. Löpande bokföring måste skötas och bokslut sammanställas. Även medlemsavier ska skickas ut, inbetalningar ska avstämmas och eventuella dröjsmål ska åtgärdas. Samtidigt rullar leverantörsfakturor in på löpande band, dessa ska betalas innan förfallodatum och sedan bokföras korrekt. Dessutom kan det finnas myndighetskrav att förhålla sig till och deklarationer som ska skickas in i tid. En ekonomisk förvaltare hjälper bostadsrättsföreningar med denna form av fastighetsförvaltning.
En styrelse ansvarar även för bedömningar, såsom att bestämma vad för avgift man ska ha i föreningen och hantering av kapitaltillskott. Detta ställer krav på förmåga att tänka både kort- och långsiktigt. Därför tar föreningar ofta hjälp av sin ekonomiska förvaltare som kan ge råd om rättvisa avgifter och budgetering. En fastighetsförvaltare i en brf kan även tillhandahålla finansiella uppgifter till föreningen.
Avgiften ska täcka föreningens löpande kostnader, vilket inkluderar den förslitning på fastigheten som kommer bidra till utgifter längre fram i tiden. För att avgöra vad som är en rättvis avgift är det viktigt att det finns en gedigen underhållsplan. Den bör vara upprättad utifrån ett långsiktigt perspektiv - gärna 30–50 år framåt i tiden - och redogöra för vilket underhåll fastigheten kräver framöver. På så vis får föreningen bättre förståelse för vilka kostnader avgiften ska bidra till. Det kan vara svårt som lekman att upprätta en underhållsplan. Det räcker heller inte att göra det en gång, utan underhållsplanen bör revideras årligen efter utförd statusbedömning. Underhållsplanen utgör ett viktigt underlag för budgetarbetet och kopplar samman teknisk och ekonomisk förvaltning. Det är en fördel med en fastighetsförvaltare i en bostadsrättsförening som kan arbeta med både ekonomisk och teknisk fastighetsförvaltning.
Vad innebär teknisk förvaltning?
Vid sida av den ekonomiska förvaltningen ska underhållet av fastigheten planeras och verkställas. Där kan en fastighetsförvaltare bidra med kunskap och stöd åt bostadsrättsföreningar. Tekniska förvaltare kan upprätta en underhållsplan efter noggrann genomgång av fastigheten. De kan sedan ta ansvar för att underhållsplanen efterföljs och uppdateras med underhållsåtgärder och kostnadsuppskattningar. Hjälp med teknisk fastighetsförvaltning innebär att bostadsrättsföreningar får stöd i form av proaktivt arbete kring fastighetens underhåll. En teknisk förvaltare kan även ge förslag på förbättringar så att en fastighet utnyttjas i enlighet med dess fulla potential.
När en fastigheten är i behov av renovering, det kan handla om fasadmålning, ombyggnation eller det av många fruktade stambytet, så är det mycket för en förening att ta beslut kring och koordinera. Offerter ska tas in och jämföras och rätt entreprenörer ska sedan kontaktas. Information ska sammanställas innan, under och efter renoveringen, finansieringen ska skötas och samordning ske med såväl tjänsteleverantör som med de boende i fastigheten. Kanske behövs det även ansökas om lov eller tillstånd, och det kan finnas myndighetskrav som ska rapporteras in. Hur ser den rapporten i så fall ut och vart ska den skickas? Det kan kännas som en överväldigande uppgift för styrelsemedlemmar att ta sig an ett så storskaligt projekt som ändå är viktigt när vi talar om fastighetsförvaltning.
En fastighetsförvaltare i en bostadsrättsförening kan hjälpa till med projektledning i samband med renovering och ta hand om upphandlingar, kontroller och uppföljning. De besitter teknisk och juridisk kunskap och kan ta hand om även de administrativa arbetsuppgifterna som ingår i fastighetsförvaltning på ett säkert och effektivt sätt.
Vad innebär fastighetsservice?
Inom fastighetsförvaltning ingår också fastighetsservice. Skötseln av fastighetens allmänna utrymmen är en uppgift som många bostadsrättsföreningar delegerar. Risken är annars att ett fåtal medlemmar får ta hand om ytor som alla utnyttjar.
En fastighetsskötare utför rondering av fastigheten utifrån ett fastställt intervall och befriar på så sätt medlemmarna i en förening från ansvaret att se till så att mindre fel avhjälps. En fastighetsskötare utför tillsyn och skötsel av tekniska installationer, avläser mätarställningar för värme, vatten och el samt hanterar felanmälningar och utför jourtjänst. Fastighetsservice bidrar alltså till att medlemmar i en brf kan vara trygga i att fastigheten överses löpande och att det finns hjälp att tillgå vid problem. Fastighetsservice innebär ofta att mindre fel kan åtgärdas, innan de blivit allvarliga, av en person med bra koll på den aktuella fastigheten.
Teknisk administrativ förvaltning
Förutom besiktning och förvaltarmöten tillkommer även en hel del administrativt arbete som gäller teknisk förvaltning av bostadsrättsföreningar. Att driva förvaltningen i enlighet med rådande lagar och förordningar kräver såväl teknisk som juridisk kunskap. Det kan handla om allt från upphandlingar av fastighetens drift, till kontroll och uppföljning av löpande drift och pågående projekt. Teknisk administrativ fastighetsförvaltning inkluderar även rapportering till myndigheter, skadereglering och att avgöra vilka fel och brister som ska åtgärdas på kort eller lång sikt.
Teknisk administrativ förvaltning innebär att man upprättar en lista över planerat underhåll som kan diskuteras och revideras under möten mellan en fastighetsförvaltare och en brf. Skadeärenden och myndighetsbesiktningar där styrelsen i en brf har ansvar kan också ingå i teknisk administrativ förvaltning.