I takt med att allt fler avtal och andra handlingar lagras digitalt blir elektroniska signaturer allt vanligare och bostadsrättsföreningar är inget undantag. Genom att använda elektronisk signering kan din förening underlätta avtalshantering och behandla dokument på ett säkrare sätt.
Många bostadsrättsföreningar använder idag elektroniska signaturer i stor del av sin verksamhet och än fler undersöker möjligheten. I den här artikeln reder vi ut vad som gäller för elektroniska signaturer i din brf.
Avtal kan ha många olika former och vi ingår långt fler avtal än vad vi kanske tänker på. Varje gång vi handlar mat ingår vi t.ex. ett köpeavtal med handlaren.
Det är en grundläggande princip i avtalslagen att alla avtal ska hållas. Den här principen gäller oavsett vilken typ av avtal det är, och oavsett om avtalet är skriftligt eller muntligt. Alltså, avtal som ingås genom sms, mejl eller över telefon ska hållas i samma utsträckning som avtal skrivna av jurister på finpapper med välavvägda formuleringar och signaturrader längst ner.
Det finns dock stora fördelar med att skriva ner innehållet i en överenskommelse. Ett nedskrivet avtal gör det möjligt för parterna till avtalet att gå tillbaka i efterhand och kontrollera vad som faktiskt var överenskommet. I brf:er är detta extra viktigt exempelvis när styrelsen byts ut. Skriftliga avtal skapar också en trygghet eftersom det är enklare att bevisa innebörden i ett skriftligt avtal i en domstolstvist, om motparten inte lever upp till sin del av avtalet.
Det finns vissa avtal som inte är giltiga ifall de inte uppfyller vissa formkrav. Ett vanligt formkrav som brf:er stöter på är krav på att avtalet upprättas skriftligt. Exempelvis måste upplåtelse och överlåtelse av bostadsrätt alltid vara skriftliga. Hyresavtal för garageplatser, bostäder eller lokaler måste vara skriftliga om någon part till avtalet begär det.
Utöver detta finns vissa avtal och dokument som måste skrivas under för hand. Exempel på sådana handlingar som måste skrivas under för hand är fastighetsköp och överlåtelse av bostadsrätt. När en bostadsrätt köps för första gången, alltså när en bostadsrätt upplåts, behöver man inte underteckna upplåtelseavtalet för hand.
Genom den så kallade eIDAS-förordningen regleras hur en elektronisk underskrift kan skapas och vad den får för rättslig status. Det finns tre olika typer av elektroniska signaturer, varav två sorter används i Sverige: Elektroniska underskrifter och avancerade elektroniska underskrifter.
En avancerad elektronisk underskrift är en elektronisk underskrift på vilken det ställs höga krav på säkerhet och kryptering.
En elektronisk underskrift är en elektronisk underskrift som inte är avancerad.
I alla situationer där det inte finns krav på skriftlig underskrift eller avancerad elektronisk underskrift så räcker det med en elektronisk underskrift. Detta gäller alltså för avtal utan formkrav och för avtal med krav på skriftlighet men utan särskilda krav på underskriften (exempelvis hyresavtal för parkering, garage m.m.).
För vissa typer av signaturer finns krav på skriftlighet – exempelvis vid köp av fastigheter eller överlåtelse av bostadsrätt – och då kan inte en elektronisk signatur användas.
Det finns slutligen vissa typer av handlingar som får undertecknas elektroniskt, men där det finns krav på att en avancerad elektronisk underskrift används. Exempel på sådana handlingar är årsredovisningar, stämmoprotokoll, godkännande av medlemsansökningar och andra handlingar som måste undertecknas enligt bostadsrättslagen.
Bostadsrättsföreningar kan använda elektronisk signering för i princip allt som rör den löpande verksamheten.
Elektroniska signaturer har också den fördelen att de är betydligt lättare att spåra än traditionella signaturer med penna och papper. Många leverantörer av elektroniska signeringsalternativ erbjuder verifikationssystem som gör att det går att kontrollera att avtal inte justerats eller fifflats med i efterhand. I brf:er där styrelsen ofta byts ut med jämna mellanrum underlättar också elektroniska underskrifter för framtida styrelser som enklare kan se vilka avtal som ingåtts av tidigare styrelser.
Har du frågor eller funderingar kring avtal, elektronisk signering eller något annat som rör din brf. Välkommen att kontakta oss på juridik@nabo.se.