En underhållsplan är till för att hjälpa en bostadsrättsförening att säkra fastighetens fortsatta välstånd. Det är en väsentlig del av både den ekonomiska och tekniska förvaltningen av fastigheten. Alla föreningar, nya som gamla, ska upprätta en långsiktig underhållsplan.
En bra underhållsplan:
Behöver ni en underhållsplan? Nabo kan hjälpa er.
Tanken med en underhållsplan i en brf är att skapa förutsättningar för god överblick av vad för underhåll som krävs i fastigheten och när det underhållet bör genomföras. En underhållsplan är även en viktig del av arbetet med föreningens ekonomi då den har inverkan på budgetarbetet och hänsynstaganden som måste göras på grund av framtida kostnader.
Läs mer om budget här
Underhållsplanen hjälper bostadsrättsföreningen att fatta rätt beslut. Här är några av de viktigaste områdena.
Utan en underhållsplan finns det en stor risk för att skötseln av en fastighet blir eftersatt. Det kan i sin tur framtvinga akuta åtgärder som blir dyrare än planlagda kostnader för normalt underhåll. Det handlar inte bara om pengar, om en underhållsplan saknas kan det innebära att man missar åtgärder som är nödvändiga för att kunna garantera säkerheten i fastigheten. Att det finns en underhållsplan innebär inte att allt är frid och fröjd - den måste även vara väl utformad för att inte vilseleda föreningen när det gäller underhållsarbetet.
Utan en underhållsplan och en uppskattad kostnad för planerat underhåll blir det svårt för styrelsen att ta ut korrekta avgifter. Om styrelsen inte har koll på underhållet riskerar medlemmarna att betala för låga eller för höga avgifter. Nuvarande medlemmar ska betala för det slitage som sker på fastigheten under den tid de bor i föreningen. Tanken är inte att deras avgifter ska sparas för att gynna framtida medlemmar. Samtidigt ska framtida medlemmar heller inte behöva ta smällen bara för att föreningen under en lång tid tagit ut för låga avgifter på grund av att man saknat en realistisk underhållsplan.
Vid byte av styrelse är det en stor trygghet att kunna lämna över en uppdaterad och aktuell underhållsplan. Då riskerar inte gammal kunskap om fastigheten att försvinna i samband med att styrelsemedlemmar lämnar föreningen. Styrelsen kan även känna sig trygga i sin kommunikation med medlemmarna, avgifterna sätts inte efter en gissningslek från styrelsen utan det finns ett underlag framtaget av en oberoende part.
I samband med att en ny underhållsplan tas fram kan det bli tydligt att avgifterna behöver höjas mer än vad man tänkt sig. Vår erfarenhet är att medlemmar är mer mottagliga för en höjning av avgifterna om styrelsen kan motivera denna med en underhållsplan där kostnaderna inte bara är uppskattade utan verklighetsförankrade genom aktuella prisuppgifter. Priser på kostnader och material förändras hela tiden, det är en bra anledning att uppdatera underhållsplanen ofta.
En underhållsplan ska vara enkel att förstå och lätt att uppdatera. Målet med en underhållsplan är att innebörden ska vara tydlig för alla som läser den, därför är det viktigt att den inte är för detaljerad. Föreningar som ska följa en underhållsplan är inte nödvändigtvis kunniga inom teknisk förvaltning - tvärtom. Är den skriven på fackspråk med krångliga termer och avancerad struktur finns det risk för att den blir för svår att tolka. Då blir det även svårare för föreningen att agera utifrån planen. Därför rekommenderar vi en enkel underhållsplan framför en som i första hand vänder sig till sakkunniga.
Det är också viktigt att tänka på att underhållsplanen ska vara utformad på ett sätt som innebär att den enkelt kan uppdateras eller revideras med tiden. Det gör att underhållsplanen förblir aktuell på så sätt att det inte kommer att vara avskräckande att “damma av den” och genomföra förändringar. Ett enkelt tips är att dela in en underhållsplan i olika sektioner.
Besiktningen av fastigheten är en viktig del av en underhållsplan. Samma sak gäller åtgärdsprogram samt beräknade kostnader för dessa åtgärder. Det är bra att beskriva underhållet utifrån avgränsade projekt, det gör det lättare att komma igång med olika åtgärder och det syns tydligt när de bör genomföras.
En underhållsplan brf mall kan vara bra att utgå från så att man inte missar någon av de punkter som bör finnas med i de flesta underhållsplaner. Om det redan finns en plan för underhållet i fastigheten rekommenderar vi att den stäms av mot en underhållsplan mall - då ser ni snabbt om er plan håller tillräckligt hög kvalitet och om den täcker allt som är viktigt.
Eftersom en underhållsplan är ett styrdokument kan den både vara till hjälp eller skapa problem beroende på vad den innehåller och hur skickligt den är utformad. En underhållsplan bör därför tas fram av en kunnig besiktningsman och vara så korrekt som möjligt. Besiktningsmannen bör även göra ett estimat på kostnader för olika underhållsinsatser. Ofta har besiktningsmannen kunskap om aktörer som finns i bostadsrättsföreningens närområde och aktuella prisuppgifter.
Underhållsplanen ska helst sträcka sig 50 år framåt i tiden. Om den inte gör det finns det en risk för att större underhållsinsatser som till exempel stambyte förbises, då stammarna beräknas hålla i cirka 50 år.
Det är viktigt att uppdatera en underhållsplan löpande, den bör revideras minst vart tredje år. Annars riskerar den att bli helt meningslös. Kanske måste ett underhåll tidigareläggas eller skjutas på? Kanske kan två underhållstillfällen slås ihop till ett? Då kan föreningen till exempel slipper hyra in en byggnadsställning vid två tillfällen. Gör grannföreningen ett underhållsarbete som er förening har planerat inom en snar framtid? Då kan det vara en idé att samköra dessa arbeten för att få ner kostnaderna.
När ni reviderar underhållsplanen är det även bra att se över besiktningsmannens uppskattade priser på olika arbeten. Kanske räcker det med att inflationsjustera priserna men det är bättre att ta in nya offerter för det arbete som ska ske framöver.
Se till att i god tid inför underhållet ta in flera offerter och jämför sedan dessa, då kan ni konkurrensutsätta de aktörer som finns och ni har tid på er att gå igenom olika villkor och kostnadsupplägg.
Ta hjälp med underhållsplan