Så kan din förening sköta styrelsearbetet utan papper och pärmar

Allt mer efterfrågas digitala lösningar i vardagen för att spara tid. Inte minst innebär digitalisering större flexibilitet i hur och var man kan sköta sina uppgifter. Du vet väl att vi på Nabo länge arbetat pappers- och pärmfritt med digital post och dokumenthantering? Nu under Corona har det visat sig särskilt fördelaktigt att kunna arbeta på distans och inte tvingas förlita sig på fysiska dokument och möten.

Vi uppmuntrar dig och din förening att vara pappers- och pärmfria på grund av de fördelar som det innebär. Med all post digitalt slipper du sortera inkommande brev eller inhandla kuvert och gå till brevlådan med post som ska till din förvaltare. Du behöver inte heller hålla koll på papper eller oroa dig över arkivering. Istället kommer du åt post och alla dokument smidigt, säkert och miljövänligt direkt i portalen. 

Vad innebär pappersfritt styrelsearbete med Nabo? 

Att digitalisera hanteringen av post och papper innebär större trygghet och mindre jobb för dig och dina styrelsekollegor. Vi erbjuder en pappersfri tjänst som består av tre delar och som gör förvaltningen enklare:

• Digital brevlåda. Slipp tömma brevlådan och köpa kuvert och porto. All post och leverantörsfakturor skickas till föreningen digitalt.
• Förvaltningsdokument. Slipp vidaresända dokument till din förvaltare. Din förvaltare får direkt tillgång till dokument för snabbare hantering. Vi sköter arkivering.
• Dokumenthanterare. Få ordning och reda med egen mappstruktur. Tillgängligt för samtliga i styrelsen när- och varsomhelst. Du kan också låta medlemmar komma åt viktig boendeinformation.

Hur går det till?

Istället för att inkommande post hamnar i en brevlåda som regelbundet måste tömmas, skickas all post till din förenings unika skanningsadress. Det hamnar då i den digitala brevlådan. Vi går varje morgon manuellt igenom posten åt föreningen och sorterar in den i två kategorier:

• Post som tillhör förvaltningen (panter, överlåtelser, kontoutdrag osv.) tar vi en kopia på och behandlar. Sedan lägger vi upp den i mappen förvaltningsdokument för er tillgång.
• Övrig post (t.ex. byggbeslut, brev från grannförening etc.) överlåter vi till din förening att hantera så som ni vill.

Många dokument som inkommer ska enligt lag arkiveras. Med tjänsten sköter vi arkiveringen åt er. Dessutom kan du ladda upp egna dokument i dokumenthanteraren, t.ex. styrelseprotokoll eller policydokument att dela med boende. På detta sätt kan du samla allting som rör förvaltningen och din förening på ett och samma ställe. 

Så enkelt är det att skaffa tjänsten

För att sätta igång med tjänsten kontaktar du oss för aktivering. Sedan adressändrar du enkelt via verksamt.se så att den nya adressen registreras hos Bolagsverket. 

Direkt aktiveras två digitala adresser som banker, mäklare etc. får tillgång till:

• en postadress (dit post och dokument skickas)
• en fakturaadress (dit leverantörsfakturor skickas)

När du och din förening gjort detta drar du nytta av alla fördelar. Du får enkel tillgång till såväl post och dokument - och risken att något tappas bort i någon pärm reduceras. 

Vad behöver vi i styrelsen tänka på?

Tjänsten är enkel att starta och använda, men här kommer några tips:

• Fakturor har en separat adress
  Eftersom det är en separat adress för fakturor är det viktigt att hålla isär adresserna så att leverantörer får rätt adress.
• Skapa mappar och töm regelbundet brevlådan
  Vi på Nabo hanterar och sparar en kopia av posten som rör förvaltningen, men du och övriga i styrelsen har ansvar för brevlådan av övrig post. Brevlådan har ett symbolspråk, likt en mailinkorg, där du ser hur många oöppnade brev det är. För att enkelt se när ny post inkommer är det därför bra om brevlådan regelbundet töms. Vi rekommenderar att du skapar mappar och kategoriserar posten du vill spara. Hur du skapar nya mappar, laddar upp filer, flyttar filer osv. finns det bra "Frågor och Svar" kring under hjälp-fliken i kundportalen.
• Se över inställningarna 
  I standardinställningen kommer du som kontaktperson få ett mail varje gång nya dokument inkommer. Du kan enkelt ändra detta i inställningarna om du klickar på ditt namn i portalen.
• All post är inte skanningskompatibel
  Majoriteten av post funkar utmärkt att skanna men reklam eller kataloger kommer inte att skannas in. Önskar du eller någon annan i styrelsen att få reklam behöver du aktivt kontakta avsändaren och ange den fysiska adressen istället. Exempel på annan post som inte skannas in:
  • Besiktningsetiketter. Ska en etikett skickas till föreningen efter genomförd besiktning så bör du meddela avsändaren en fysisk adress istället.
  • Företagskort. Är föreningen företagskund någonstans? Be om att kortet skickas till någon i styrelsen.

Har du några frågor eller vill veta mer om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta oss. Sänd oss ett ärende med rubriken “Vi vill bli en pappersfri förening” så berättar vi mer och hjälper dig vidare med nästa steg.