Allt fler bostadsrättsföreningar ser fördelar med att digitalisera styrelsearbetet för att skapa mer struktur och transparens. Under pågående coronakris har digitaliseringens fördelar blivit allt mer aktualiserade.
Pandemin har ställt nya krav på landets bostadsrättsföreningar att snabbt ställa om och tillämpa nya metoder för såväl intern och extern kommunikation för att sköta förvaltningen i linje med gällande smittskyddsregler och rekommendationer.
I en tid där föreningens förvaltare jobbar mestadels hemifrån riskerar de föreningar som förlitar sig på telefonkontakt och pärmar på förvaltarens kontor en förlängd process även för enkla underlag. Digitaliserade bostadsrättsföreningar å andra sidan, vana vid att ha allt kring förvaltningen samlat digitalt, har kunnat bedriva styrelsearbetet relativt opåverkat. De har inte lidit i lika stor utsträckning av den sjukfrånvaro och förseningar i flera led som corona medfört.
Digitala förvaltare har klarat av omställningen att jobba hemifrån väl eftersom den fysiska placeringen inte påverkar deras förmåga att sköta sitt arbete. Samtidigt möjliggör dessa allmänna förutsättningar, och inte minst den mer utpräglade tekniska kunskapen, agiliteten att snabbt kunna öka användandet av digitala alternativ, t.ex. för genomförandet av stämma.
Vill du se över hur du kan digitalisera och effektivisera din förenings arbete?
Börja med någon av dessa 13 beprövade och smidiga delar i förvaltningen.
- Minska de fysiska mötesträffarna
Begränsa antalet fysiska kvällsmöten med dina styrelsekollegor. Håll istället styrelsemötena digitalt med hjälp av videokonferens-verktyg. Numera tillhandahåller även vissa förvaltare enkla verktyg för digital årsstämma direkt i mobilen.
- Digital lägenhetsförteckning
Slipp alla pärmar och skaffa en digital lägenhetsförteckning. Alla förändringar i överlåtelser och panter uppdateras digitalt och är tillgängligt för alla i styrelsen. Du slipper rota i pärmar och skicka papper, utan kan enkelt följa upp detaljer kring kontrakt, ytor eller andra finansiella uppgifter kopplat till lägenheten när som helst, och var som helst, via telefonen.
- Begränsa medlems- och mäklaradmin
Inget mer förmedlande. Vid försäljningar i föreningen kan mäklare enkelt och smärtfritt komma åt bilder och information på egen hand via digital plattform. Likväl kan nya medlemmar ansöka om medlemsskap digitalt. Önskas lägenhetsutdrag kommer alla medlemmar åt sitt lägenhetsutdrag på egen hand med eget inlogg.
- Blankettfria utlägg och arvodesutbetalning
Registrera ett utlägg på ett par minuter. Glöm blanketter för utlägg som ska signeras av två eller fler i trapphuset. Nu finns verktyg för att enkelt fota kvittot, ange vad utlägget gäller och få tillbaka pengarna snabbt inom några dagar. Via digital arvodesfunktion kan du i styrelsen på egen hand fylla i dina uppgifter och få det snabbt utbetalt efter attest av styrelsekollega.
- Pappersfri post- och fakturahantering
Ingen mer stress av att tömma brevlådan och hinna agera på viktig papperspost. Med er förvaltares digitala brevlådetjänst slipper ni det. De sköter postsorteringsjobbet åt er genom att ta del av förvaltningsdokumenten och sedan skicka vidare det som ni eventuellt behöver agera på. Leverantörsfakturorna kommer givetvis också digitalt.
- Digital underhållsplan
Slipp borttappade papper och krångel med att uppdatera underhållsplanen. Genom att ha den digitalt har både styrelsen och föreningens eventuella förvaltare smidig tillgång och enkel överblick av underhållsplanen. Inte minst underlättar det överlämning till nästa styrelse.
- Skicka avier och fakturor digitalt
Medlemmar och hyresgäster kan välja att ta emot sina avier via e-post, e-faktura eller vanligt post samt betala via autogiro. Du slipper också skicka aviseringsunderlag till er förvaltare - genom smidiga tillägg i aviseringsverktyget kan du själv debitera avgifter till medlemmar som styrelsen administrerar, såsom tvättstugenycklar, övernattningslägenhet eller garageblippar. Detta inkluderas på nästföljande avi och bokförs korrekt.
- Digital mappstruktur
Gör det enklare att hålla koll på det som rör förvaltningen genom att samla all dokumentation digitalt. Genom att ha allt samlat, säkert under BankID, har alla som behöver ta del av dokumentationen smidig tillgång. Du kan dela behörigheter med revisor och andra externa parter för att förenkla vid t.ex. bokslut.
- Checka av årsbokslutet
Genom en digital checklista kan ni i styrelsen ha koll på vad och när som behöver göras i årsbokslutet. Digitalt årsbokslut gör också att revisorn kommer åt allt underlag och styrelsen slipper skicka pärmar.
- Följ ekonomin i realtid
Slipp maila förvaltaren om rapporter - samla budgetarbete, reskontror, bankkonton och livididetsprognoser digitalt. Där har du alltid tillgång till aktuella saldon, status på kund- och leverantörsfakturor och ges större inblick och kontroll över föreningens gångna och kommande transaktioner.
- Smidig låneupphandling
Skaffa bättre överblick av lånen. Att enkelt kunna följa sina lån och ta in nya offerter är tacksamt för att din förening alltid skall ha bra villkor och kontroll kring era lån.
- Transparent ärendehantering
Visst är mail smidigt, men det är svårt att söka i historik och information fastnar lätt hos olika personer över tid. Med ärendehanteringssystem kan information delas med flera personer. Det ger också en tydligare back up om någon är sjuk eller bortrest, förenklar sökbarhet i historiken samt ger möjlighet att prioritera och ange hur brådskande ärendet är. Till skillnad från mail ägs ett ärende alltid av någon, vilket lätt kan bli otydligt i maildiskussioner med flera parter. Transparensen ger möjlighet att se vad olika delar av styrelsen/förvaltningen arbetar med, samt att informationen sparas vidare till kommande styrelse på ett bra sätt.
- Effektivisera medlemskommunikationen
Att enkelt kunna dela information och filer digitalt med medlemmar, utan att behöva vara webmaster och sköta omfattande användaradministration, är något som kan förenkla och och även uppmana medlemmar att ta saken i egna händer.
Vill du höra mer om hur Nabo kan hjälpa din förening? Maila oss på bokademo@nabo.se